FREREN SuperApp™
Kommunale Digitalisierung: Wie die Samtgemeinde Freren mit der SuperApp 220.000 digitale Bürgerkontakte jährlich erreicht

 Carsten Bäumer, IT-Leiter & Stellvertretender Hauptamtsleiter

Wie war der Status quo vor der SuperApp™?

Wer für eine Samtgemeinde mit fünf eigenständigen Mitgliedsgemeinden kommuniziert, kennt das Problem: Informationen sind auf viele Kanäle verteilt, erreichen zu wenige Menschen zur richtigen Zeit. In Freren lief Kommunikation entweder über das monatliche Mitteilungsblatt mit entsprechendem Vorlauf oder über Social-Media-Kanäle, auf denen Algorithmen die Sichtbarkeit bestimmten.

Carsten Bäumer hatte früh eine klare Vorstellung davon, was er brauchte:

„Ich wollte unbedingt vorne aufs Handy drauf – mit Push-Nachricht. Dass wenn wir eine News haben, das Handy klingelt und die Leute sehen: Samtgemeinde Freren hat eine Meldung."

Der erste Einschnitt kam, als die eigene App auf Basis von chayns® aus dem Apple App Store entfernt wurde. Rund 40 Prozent der Nutzer – iPhone-Besitzer – waren damit nicht mehr per Push erreichbar. Drei Anläufe für eine eigene App im App Store scheiterten. Als Übergangslösung liefen die Inhalte fortan über den Facebook Business Manager, der Inhalte automatisch in die App und die sozialen Netzwerke ausspielte. Es funktionierte – aber die Abhängigkeit von einer Drittplattform blieb.

Kurz darauf kündigte Tobit.Software die SuperApp an.

„Da brauchte ich nicht lange überlegen."

 Carsten Bäumer, IT-Leiter & Stellvertretender Hauptamtsleiter

Die Lösung: Ein digitales Dach für fünf Gemeinden

Die Freren SuperApp wird aus dem IT-Budget der Samtgemeinde finanziert und bildet heute den zentralen Kommunikationskanal für die fünf Mitgliedsgemeinden. Jede Mitgliedsgemeinde betreibt unter dem gemeinsamen Dach eine eigene chayns-Site und kommuniziert eigenständig mit ihren Bürgern. Wer aus einer Gemeinde keine Nachrichten möchte, deaktiviert sie einfach in den App-Einstellungen.

Heute sind drei der fünf Mitgliedsgemeinden in der App vertreten. Mitgliedsgemeinden, die anfangs noch zurückhaltend waren, fragen inzwischen aktiv nach Zugängen.

„Das Ultralokale ist der große Vorteil. Eine Veranstaltung, die nur für Beesten gedacht ist, wird auch nur dort ausgespielt. Das können die Gemeinden jetzt selbst steuern."

News als Kernfunktion

Die App dient nicht als Ersatz für die Homepage, sondern als Newskanal. Blaulicht-Meldungen erscheinen wenige Stunden nach einem Einsatz als kurzer Bericht in der App. Verzögerungen beim Schwimmpass-Verkauf werden per Push kommuniziert, bevor die ersten Bürger vor verschlossenen Türen stehen. Das monatliche Mitteilungsblatt bleibt, hat aber inzwischen eine nachgelagerte Funktion übernommen.

Intelligent Agent Finja

Mit der SuperApp hielt auch der Intelligent Agent „Finja“ Einzug in die Bürgerkommunikation. Sie beantwortet Bürgeranfragen rund um die Uhr in natürlicher Sprache, ohne dass das Verwaltungsteam eingreifen muss. Rund 80 Bürgeranfragen beantwortet Finja inzwischen pro Monat, am häufigsten zu Öffnungszeiten des Waldfreibads.

„Finja kennt freren.de auswendig. Wenn etwas Spezielles gefragt wird, verweist sie direkt auf die richtige Stelle oder gibt gleich die Antwort."

Stadtgutschein

Seit Juli 2021 läuft der Samtgemeindegutschein als digitales System – entstanden aus einer Kooperation zwischen Samtgemeinde und dem lokalen Handels- und Gewerbeverein. Vorher verwaltete der HGV seine Gutscheine mit Excel-Listen: Verkauf erfassen, Zahlung verbuchen, Einlösung dokumentieren. Mit wachsendem Volumen war dieser Prozess nicht mehr tragbar.

Nach einem gemeinsamen Besuch bei Tobit.Software in Ahaus startete das digitale System. Heute gibt es 44 Akzeptanzstellen. Seit dem Start wurden mehr als 16.000 Gutscheine ausgegeben.

Freibad-Ticketing

Seit der Saison 2025 verkauft die Samtgemeinde Freibad-Tickets online über die SuperApp. In den ersten vier Wochen der Saison 2026 erfolgten bereits mehr als 100 Online-Käufe. Einschließlich Zehnerkarten wurden dabei rund 300 digitale Freibad-Tickets verkauft.

Wer ein Online-Ticket kauft, geht am Kassenhäuschen vorbei. Gerade an heißen Tagen, wenn sich vor der Kasse eine Schlange bildet, ist das der entscheidende Anreiz: QR-Code-Scan am Drehkreuz, fertig. Auch Zehnerkarten sind buchbar, der QR-Code funktioniert dann zehnfach. Wer einen Samtgemeindegutschein besitzt, kann damit direkt in der App bezahlen. Das mittelfristige Ziel ist ein weitgehend unbemannter Einlass – die technische Grundlage dafür ist bereits gelegt.

Digitale Infrastruktur

Nach einem Erfa-Treffen von Tobit.Software entstand die Idee für einen LoRa-Temperatursensor im Waldfreibad. Vier Wochen nach dem Beschluss war das System im Einsatz. Seither zeigt die SuperApp die aktuelle Wassertemperatur in Echtzeit an. Das analoge Infoboard mit manuell eingestellten Temperaturen entfällt.

Als nächster Schritt ist ein Bildschirm im Eingangsbereich des Freibads geplant, der die Temperaturanzeige aus der SuperApp direkt abbildet und für Aktionshinweise genutzt werden kann.

Einen Schritt weiter ging Freren mit chayns Lock, einem digitalen Zugangssystem, das in zwei Turnhallen installiert wurde. Sportvereine erhalten ihre Zugangsberechtigungen über ihre chayns-ID und öffnen die Türen per QR-Code direkt mit dem Smartphone. Die Vereinsvorsitzenden verwalten die Berechtigungen eigenständig, während die Samtgemeinde jederzeit den Überblick über alle Zugriffe behält. Physische Schlüssel entfallen, der Verwaltungsaufwand sinkt. Künftig soll das System schrittweise auf alle Turnhallen der Samtgemeinde ausgeweitet werden.

„Die Sportvereine sind zufrieden, weil sie die Zugänge selbst regeln können. Für uns ist es eine win-win-Situation."

Learnings aus der Praxis

Der Weg zur digitalen Samtgemeinde verlief nicht ohne Reibung. Beim Start des Samtgemeindegutscheins bremsten weniger technische als menschliche Hürden: Viele Händler wollten erst mit ihrem Buchhalter sprechen, andere hatten Smartphones, deren Kameras für den QR-Code-Scan zu schwach waren.

Auch der Agent musste zunächst nachgeschärft werden. Nutzer formulierten ihre Anliegen häufig nicht als vollständige Fragen, sondern gaben einzelne Stichworte ein. Der Agent wurde deshalb so angepasst, dass er gezielt nachfragt und fehlenden Kontext selbst ergänzt.

Eine weitere Erkenntnis ergab sich bei der automatischen Überschriftengenerierung. Als zwei Brandereignisse innerhalb kurzer Zeit zu einem Blaulicht-Beitrag zusammengefasst wurden, formulierte die KI eine boulevardartige Überschrift. Für eine kommunale Plattform war das nicht passend. Die automatische Überschriftengenerierung wurde daraufhin deaktiviert.

 Carsten Bäumer, IT-Leiter & Stellvertretender Hauptamtsleiter

Messbare Erfolge

Knapp 220.000 Zugriffe im Jahr, davon 92 Prozent mobil. 1.300 aktive Verbindungen und rund 18.000 Interaktionen pro Monat zeigen, dass sich der Kommunikationskanal etabliert hat. Hinzu kommen ein Samtgemeindegutschein mit einem Volumen von über 82.000 Euro jährlich, wachsendes Online-Ticketing für das Waldfreibad und digitale Zugangssysteme für die Turnhallen.

Hinter diesen Zahlen stehen rund zehn Jahre kontinuierlicher Aufbau. Freren war früh dabei, entwickelte die Plattform kontinuierlich weiter und profitiert heute davon, dass Bürgerinnen und Bürger den Kanal kennen und nutzen.

„Wir merken, dass wir Leute erreichen, die sich nicht auf Facebook oder Instagram tummeln. Auch viele Ältere haben die App und holen ihre Informationen dort raus."

Auch die Mitgliedsgemeinden nutzen die Plattform inzwischen zunehmend für die eigene Kommunikation. Das Freibad-Ticketing wächst schneller als erwartet. Und die digitalen Zugangssysteme lösen ein organisatorisches Problem, das Jahrzehnte alt ist.

„Ich würde nichts anders machen. Wir wollten einen Newskanal aufbauen und wichtige Informationen bündeln – das haben wir. Und wir fahren damit deutlich günstiger als mit einer selbst programmierten App, die nach drei Jahren schon wieder veraltet ist."

„Ich brauche keine App, die ich teuer programmieren lasse und nach drei Jahren wieder Geld investieren muss, damit sie den Store-Richtlinien entspricht. Ich zahle mein jährliches Budget und habe immer eine aktuelle App am Start.“

Warum Tobit.Software?

Für Carsten Bäumer war die Entscheidung für Tobit.Software kein klassischer Softwarekauf. Freren arbeitete bereits seit vielen Jahren mit chayns und verfolgte die Weiterentwicklung der Plattform kontinuierlich. Als die SuperApp verfügbar wurde, lag der Wechsel für ihn nahe.

Im Vordergrund stand weniger eine einzelne Funktion als die Möglichkeit, bestehende Anwendungen schrittweise zu erweitern. Neue Bausteine wie der Samtgemeindegutschein, das Ticketing, IoT-Sensoren oder der Agent kamen im Laufe der Zeit hinzu, ohne dass dafür jeweils eine eigene App oder ein separates Projekt nötig war.

Auch die kontinuierliche Weiterentwicklung spielt für Bäumer eine wichtige Rolle. Neue Funktionen und notwendige Anpassungen an die App Stores werden zentral bereitgestellt.

Ein weiterer Faktor sei das Vertrauen in einen langfristigen Anbieter.

„Vor allem ist es ein deutsches Produkt, auf das man sich verlassen kann – nicht irgendwas, das morgen vielleicht einer abschaltet."

Der Nutzen zeigt sich vor allem im täglichen Einsatz. Die verschiedenen Anwendungen greifen dabei nahtlos ineinander, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu verursachen.

„Für uns ist es gut, weil wir bezahlbare Funktionen alle in eine App reinkriegen. Das macht einfach Sinn – da ist Tobit bei uns offene Türen eingerannt."

Bündelt Bürgerkommunikation, Ticketing, Gutscheine und weitere kommunale Anwendungen in einer gemeinsamen Plattform – mit direktem Push-Kanal zu den Bürgerinnen und Bürgern.

 Stadtgutschein

Ein digitales Gutscheinsystem, das in lokalen Geschäften und der Gastronomie der Samtgemeinde eingelöst werden kann, um die regionale Wirtschaft gezielt zu stärken.

 Ticketing

Digitaler Ticketverkauf für das Waldfreibad – mit QR-Code-Einlass am Drehkreuz, buchbar auch als Zehnerkarte.

 Agentic Service

Beantwortet Bürgeranfragen rund um die Uhr in natürlicher Sprache – von Öffnungszeiten bis zu kommunalen Dienstleistungen.

 Smarte Sensoren

LoRa-Sensoren liefern Echtzeitdaten wie die Wassertemperatur des Waldfreibads direkt in die App.

 Digitale Zugangssysteme

Schlüssellose Turnhallenzugänge über chayns-IDs – verwaltbar durch Vereinsvorsitzende.