LOKALBÄDER

 Björn Bulk, Bereichsleiter & Prokurist

Wie war der Status quo vor der Digitalisierung?

Die Lokalbäder GmbH ist ein junges Unternehmen mit alten Prozessen. Als sie 2023 aus der Fusion zweier Vorgängerbetriebe hervorging, traf Björn Bulk auf zwei vollständig unterschiedliche Arbeitsweisen, gewachsene IT-Strukturen und einen Betrieb, der in vielen Bereichen noch analog funktionierte. Wasserwerte wurden auf Collegeblöcken notiert, die vielleicht einmal im Quartal ausgewertet wurden. Abrechnungen liefen über Excel-Tabellen, die als PDF ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und anschließend erneut abgetippt wurden. Kundenanfragen zu Kurszeiten, Wassertemperaturen und Öffnungszeiten landeten per Telefon und eMail direkt bei der Betriebsleitung, weil nicht jeder Mitarbeitende an der Kasse alle Antworten parat hatte.

„Wir sind ein junges Unternehmen mit alten Prozessen aus zwei Welten – das müssen wir vereinheitlichen.“

Hinzu kommt das strukturelle Defizit: Die drei Gesellschafterkommunen gleichen jährlich 4 Millionen Euro aus. Spielraum für teure IT-Projekte gibt es nicht. Gerade deshalb ist Bulk überzeugt, dass Digitalisierung keine Option, sondern eine Notwendigkeit ist.

„Jedes Jahr werden in Deutschland zweistellige Zahlen von Bädern geschlossen. Das Geld geht allen aus – und immer häufiger wird über die Notwendigkeit eines Schwimmbades kritischer gesprochen, als ich mir wünschen würde.“

Genau hier setzt er an: Digitalisierung nicht als Selbstzweck, sondern als konkretes Werkzeug, um Kosten zu senken, Einnahmen zu steigern und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Anforderungen waren klar: Lösungen mussten schnell einsetzbar, kostengünstig im Betrieb und von einem kleinen Team ohne tiefe IT-Kenntnisse bedienbar sein. Vor allem aber mussten sie sich rechnen – messbar, nachvollziehbar und dauerhaft wirtschaftlich.

 Björn Bulk, Bereichsleiter & Prokurist

Die Lösung: Pragmatismus mit System

Die Lokalbäder setzen auf die Plattform chayns als digitale Grundlage – eine Entscheidung, die bereits vor Björn Bulks Einstieg getroffen worden war. Wohnmobilstellplätze, Liveanzeigen zur Auslastung und ein digitaler Ticketshop für Kurse und Einzeltickets liefen bereits über die Plattform, als er Anfang 2025 die Bereichsleitung übernahm. Der entscheidende Impuls für den Einstieg in die KI kam von Tobit.Software.

„Das Problem bestand schon. Die Lösung hat sich uns dann offenbart. Und wir haben das Potenzial darin erkannt und dann umgesetzt."

Florian Flosse – der Gäste-Agent

Seit Anfang 2025 beantwortet „Florian Flosse" auf der Webseite des AquAHAUS und des Freibads Alstätte Gästefragen rund um die Uhr – zu Öffnungszeiten, Wassertemperaturen, Kursen, Preisen und der Ausstattung der Bäder. Im letzten halben Jahr bearbeitete der Agent mehr als 3.000 Anfragen. Mit mehr als 1.000 Anfragen erreichte er seinen bisherigen Höchststand im Mai – pünktlich zum Start der Freibadsaison. Das sind Fragen, die zuvor als Anruf oder eMail bei der Betriebsleitung gelandet wären.

Aktuell ist der Agent nur für zwei der vier Standorte aktiv, da Vreden und Stadtlohn noch keine eigene Domain haben und über eine Subdomain der Lokalwerke laufen. Sobald eine gemeinsame Lokalbäder-Domain verfügbar ist, soll Florian alle vier Standorte abdecken.

Olaf Onboarding – der interne Helfer

Parallel dazu entstand „Olaf Onboarding": ein interner Agent, der neuen Mitarbeitenden die wichtigsten Informationen für den Einstieg vermittelt – Benefits, Urlaubsantrag, Dienstplan, Ansprechpartner und Dienstkleidung. Wer anfängt, muss viele Fragen nicht mehr persönlich stellen. Der Agent antwortet auf Wunsch sogar per Sprache, direkt per Knopfdruck.

Ein ähnliches Prinzip verfolgt der Unterweisungs-Agent für Kioskmitarbeitende: Er erklärt Abläufe, prüft das Wissen per Quiz und stellt am Ende ein kleines Zertifikat aus. So entstehen standardisierte Unterweisungen mit nachvollziehbarer Dokumentation.

Das digitale Fundbuch

Eines der anschaulichsten Beispiele für den Digitalisierungsansatz der Lokalbäder ist gleichzeitig eines der unscheinbarsten: das Fundbuch. Mitarbeitende fotografieren einen Fundgegenstand mit dem Smartphone, die KI analysiert und kategorisiert das Bild automatisch. Das beschleunigt bereits heute die Erfassung von Fundsachen und erleichtert den Mitarbeitenden die Suche vor Ort. Rund 400 Fundsachen wurden innerhalb von drei Monaten auf diese Weise erfasst.

Künftig soll das Fundbuch noch einen Schritt weitergehen: Gäste sollen selbst online nach verlorenen Gegenständen suchen können. Ein Agent gleicht dann ihre Angaben mit den erfassten Fundsachen ab und kann beispielsweise antworten: „Das könnte Ihre Sonnenbrille sein.“ Wird ein passender Gegenstand gefunden, kann das Personal informiert und die Fundsache zur Abholung vorbereitet werden.

„Das ist eine superkleine Sache – aber sie hat einen riesigen Einfluss auf das Zeitmanagement. Früher musste man in den Keller rennen, wenn jemand an der Kasse steht und fünfzehn andere warten."

Herangehensweise: Wirtschaftlichkeit vor Begeisterung

Björn Bulk ist technologieaffin – er hat während seines Studiums Apps programmiert – doch er ist kein Technologiefan um ihrer selbst willen. Jedes Digitalisierungsprojekt bei den Lokalbädern durchläuft dieselbe Prüfung: Was kostet der Prozess heute? Welche laufenden Kosten verursacht die digitale Lösung? Was bleibt unter dem Strich übrig?

Beim Fundbuch liegen die Kosten pro Eintrag bei 0,003 Euro. Beim Kundenkontakt-Agenten werden die KI-Kosten pro Anfrage der Personalzeit gegenübergestellt, die dieselbe Anfrage ohne Automatisierung verursacht hätte.

Das größte ROI-Beispiel hat allerdings kaum etwas mit KI zu tun, verdeutlicht aber die Denkweise hinter allen Projekten: die Automatisierung der Zeiterfassung. Über ein selbst entwickeltes Konverter-Tool werden Daten aus dem Zeiterfassungssystem TimeMoto direkt in das Abrechnungsprogramm LOGA übertragen. Was früher zwei bis drei Mitarbeitende bis zu zwei Wochen beschäftigte, erledigt heute eine Person in einem halben Tag.

„Da haben wir gemerkt: Das hat sich gelohnt. Und dann kamen sofort vierhundert weitere Ideen."

Learnings aus der Praxis

Die Pflege des Agent-Briefings ist aufwendiger als zunächst erwartet – und sie ist nie wirklich abgeschlossen. Informationen müssen aktualisiert, neues Wissen ergänzt und veraltete Inhalte entfernt werden. Zwei bis drei Personen pflegen das Briefing von „Florian Flosse" regelmäßig. Der nächste Schritt: die Integration von RAG – Retrieval Augmented Generation –, damit auch ein 300-seitiges Betriebshandbuch vollständig abgebildet werden kann, ohne das Briefing aufzublähen oder die laufenden Betriebskosten unnötig zu erhöhen.

Gelegentlich gibt der Agent noch eine ungenaue Antwort. Ein Hinweis darauf, dass das Briefing an dieser Stelle ergänzt werden muss. Die Reaktion ist pragmatisch: nachbessern statt abschalten.

 Björn Bulk, Bereichsleiter & Prokurist

Messbare Erfolge

Die Kennzahlen zeigen, dass Digitalisierung ihren Nutzen auch in einem vergleichsweise kleinen Bäderbetrieb messbar entfalten kann.

Seit Januar 2026 verzeichnen die Lokalbäder über 110.000 Seitenaufrufe, davon 86 % über mobile Endgeräte. Mehr als 10.000 aktive Verbindungen zu eingeloggten Nutzern, Tendenz steigend. Über 63.000 Euro wurden im digitalen Shop durch den Verkauf von Kursen umgesetzt – allein im Juli über 18.000 Euro, bedingt durch die hohe Nachfrage während der Freibadsaison. Hinzu kommt ein Service-Agent, der innerhalb von sieben Monaten mehr als 3.800 Anfragen beantwortet hat, ohne dass dafür eine Badleitung ans Telefon musste.

Beim Kursverkauf zeigt sich, was digitale Kanäle leisten können: Die Buchungen über den Onlineshop wachsen stetig – und mit ihnen die Entlastung für die Kasse vor Ort. Im Tagesgeschäft sind es vor allem die internen Prozesse, bei denen die Erleichterung für die Mitarbeitenden am deutlichsten zu spüren ist.

Vom Verwalter zum Gestalter

Viele Digitalisierungsprojekte sind inzwischen fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Das Team hat heute Kapazitäten für Aufgaben, die früher im Tagesgeschäft untergingen. Der Agent läuft, das Fundbuch läuft, der Onboarding-Prozess ist standardisiert. Die nächsten Projekte sind bereits skizziert: eine gemeinsame Lokalbäder-Domain, ein Voice-Agent am Beckenrand per Smartwatch sowie ein Betriebshandbuch, das Mitarbeitende jederzeit per Sprache abfragen können.

Akzeptanz im Team

Das Team begegnet neuen digitalen Lösungen mit unterschiedlichen Erwartungen. Während Mitarbeitende, die über viele Jahre mit eingespielten Prozessen gearbeitet haben, Veränderungen zunächst kritisch hinterfragen, nehmen jüngere Kolleginnen und Kollegen neue Tools häufig schnell an. Mit der Zeit wächst jedoch die Akzeptanz im gesamten Team – insbesondere dann, wenn die neuen Lösungen den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

„Was neu ist, ist erst mal mehr Aufwand. Das muss man wissen, wenn man solche Projekte einführt."

Die Zeiterfassung, die anfangs auf Skepsis stieß, ist heute selbstverständlich. Das Kassensystem, das das fehleranfällige Vorgänger-System ersetzt hat, bekommt positives Feedback. Und der Agent läuft – geräuschlos, ohne Beschwerden, mit stetig wachsender Nutzung.

 Björn Bulk, Bereichsleiter & Prokurist

„SideKick greift auf eine Vielzahl an KI-Modellen zurück – ich muss mich nicht im Vorfeld für eines entscheiden, ohne zu wissen, ob es das richtige ist. Das macht es dem Anwender unfassbar einfach, ohne Vorkenntnisse das richtige Modell für sich zu finden."

Warum Tobit.Software?

Die Zusammenarbeit mit Tobit.Software ist über die Jahre gewachsen. Wohnmobilbuchungen, Liveanzeigen zur Auslastung und der Ticketshop liefen bereits über chayns, als Björn Bulk 2025 die Bereichsleitung übernahm. Den Anstoß für den KI-Einsatz gab der gemeinsame Austausch mit Tobit.Software, aus dem die Idee entstand, den ersten Agenten einzuführen.

Für ein strukturell defizitäres Unternehmen wie die Lokalbäder liegt der entscheidende Vorteil in der Kombination aus breiter Funktionalität und überschaubaren Betriebskosten. Statt vieler einzelner Lösungen setzt das Unternehmen auf eine gemeinsame Plattform – von der Kursbuchung über den Gäste-Agenten bis zur internen Mitarbeiterkommunikation. Neue Funktionen lassen sich dadurch ohne lange Einführungsprojekte oder tiefes IT-Know-how schrittweise in den Arbeitsalltag integrieren.

Was andere Bäderbetriebe mitnehmen können

Björn Bulk hat eine klare Botschaft an Kollegen in der Bäderbranche:

„Den Mut haben und anfangen. Einfach anfangen. So schnöde der Prozess auch aussehen mag, so abwegig eine digitale Lösung sein könnte – einfach anfangen."

Die Lokalbäder sind kein Leuchtturmprojekt mit üppigem Budget. Sie sind ein kommunaler Bäderbetrieb unter wirtschaftlichem Druck, der zeigt, dass Digitalisierung keine Frage der Unternehmensgröße oder der finanziellen Möglichkeiten sein muss. Entscheidend ist, pragmatisch zu beginnen, konkrete Probleme zu lösen und Schritt für Schritt auf den Erfahrungen aufzubauen.

Ein intelligentes Assistenzsystem, das Anfragen rund um die Uhr in natürlicher Sprache beantwortet und so als direkter Kommunikationskanal zu Kunden und Interessenten dient.

 Ticketing und Events

Eine zentrale Plattform für die Übersicht und Buchung von Kursangeboten.

 MicroShare

Digitales Buchungssystem für Wohnmobilstellplätze.