ROBERT MEYER CATERING

 Robert Meyer & Vera Hewing

Wie war der Status quo vor TeamDavid?

Vor der Einführung arbeitete Robert Meyer Catering mit Outlook. Das funktionierte zwar zuverlässig, bot jedoch nicht die zentrale Struktur, die ein deutschlandweit agierendes Unternehmen mit ständig wechselnden Einsatzorten braucht. Jedes Event bedeutet einen Neuaufbau vor Ort: neue Location, neue Anforderungen, neue Ansprechpartner, neue Wetterrisiken.

„Die größte Herausforderung ist: Wie sieht es vor Ort aus und natürlich die Frage mit dem Wetter. Wir sind ja teilweise nicht zwingend vorher zur Besichtigung da, das heißt, wir müssen alles telefonisch oder per Videocall klären.“

Den Anstoß zur Umstellung gab keine akute Krise, sondern eine parallele Serverumstrukturierung im Unternehmen. Im gleichen Zuge änderte sich bei Outlook das Lizenzmodell, während der neue IT-Partner H & R auf TeamDavid setzte.

„Für mich war damals eine Entscheidung getroffen. Dementsprechend wurde das umgesetzt und fertig.“

Ein zusätzliches Kriterium: der lokale Partner vor Ort. Bei Systemausfällen oder Datenverlust wollte man nicht auf Support aus dem Ausland warten müssen, sondern auf kurze Wege setzen können.

Wie zentral Kommunikation für den laufenden Betrieb ist, erklärt sich aus der Logik eines Event-Caterers fast von selbst: Jede Veranstaltung ist ein logistischer Kraftakt mit unzähligen Details, die aufeinander abgestimmt werden müssen – vom Stromanschluss bis zur Anzahl der Servicekräfte. Hinzu kommt, dass Robert Meyer Catering rund 80 Prozent Neukunden betreut. Routinen mit denselben Ansprechpartnern entstehen dadurch nur selten – nahezu jedes Event startet mit einer neuen Ausgangssituation. Fehler entstehen dabei selten durch fehlendes Fachwissen, sondern durch mangelnde Abstimmung im Vorfeld.

„Wenn wir irgendwo auf eine Veranstaltung kommen, ist das immer eine Materialschlacht. Da gibt es ohne Ende Dinge, an die wir denken müssen. Gerade da ist es wichtig, dass alle Parteien wissen, was sie tun müssen. Wenn da irgendwo ein Fehler passiert, ist es meistens, weil die Kommunikation im Vorfeld nicht gelaufen ist.“

 Robert Meyer & Vera Hewing

Die Lösung: Struktur statt Zettelwirtschaft

Alle Kundenanfragen laufen heute zentral über ein gemeinsames Postfach. Zugriff auf dieses Hauptpostfach haben ausschließlich Robert Meyer und Vera Hewing – von hier aus verteilen sie Anfragen gezielt an die zuständigen Bereiche weiter. Statt Mails weiterzuleiten und zusätzlich zu erklären, was zu tun ist, zieht das Team Anfragen heute per Ordnerlogik direkt in den zuständigen Bereich – inklusive kurzer Info-Notiz.

„Vorher musste man die Mail weiterleiten und sagen, was man damit haben möchte. Jetzt zieht man es einfach in einen anderen Ordner, macht eine Info als Textzeile – und fertig. So sieht man direkt, wie viel die anderen bearbeitet haben, was sie bearbeitet haben, und ist auf dem Stand – ohne ständig nachfragen zu müssen, wie weit jemand ist.“

Kalender als gemeinsame Entscheidungsgrundlage

Der geteilte Kalender bildet Veranstaltungstermine, die Belegung der eigenen Veranstaltungsräume, Urlaubsplanung, Geburtstage und feste Meetings ab. Auch die Vermietung der eigenen Räumlichkeiten an Dritte läuft darüber – der Kalender ist damit nicht nur internes Planungstool, sondern auch Grundlage für die Veranstaltungsplanung.

„Wir diskutieren nicht mehr, wann wir wem welchen Termin eintragen, sondern wir gucken in den Kalender: Ist da was frei?“

TeamTalk für kurzfristige Absprachen

TeamTalk ist der interne Chat innerhalb von TeamDavid und direkt an die jeweilige eMail gekoppelt. So können sich Mitarbeitende zu einer Nachricht abstimmen, ohne sie weiterzuleiten oder zusätzliche eMail-Verläufe zu erzeugen. Da im Catering-Geschäft Personenzahlen bis zwölf Tage vor der Veranstaltung noch geändert werden können, laufen kurzfristige Anpassungen genau darüber. Für die alltägliche Absprache im Büro reicht oft der direkte Zuruf – das Team sitzt bewusst eng zusammen. Bei Abwesenheiten oder kurzfristigen Änderungen an bereits laufenden Veranstaltungen übernimmt der Chat die Weitergabe.

Automatisierte Standardprozesse

Neben der persönlichen Kundenbetreuung automatisiert Robert Meyer Catering heute bereits erste wiederkehrende Abläufe. Ein KI-Agent nimmt Rückrufwünsche entgegen und erfasst Essensbestellungen ab 20 Personen inklusive Personenzahl, Speisenauswahl und Veranstaltungsdatum. Ergänzend sorgen automatische Antworten dafür, dass Kunden bei standardisierten Vorgängen unmittelbar eine Rückmeldung erhalten.

„Was auch noch ein Vorteil ist: Wir haben zu bestimmten Personenzahlen schon automatische Antworten hinterlegt. Wenn ein Kunde uns zwölf Tage vorher die Zahl angibt, bekommt er eine Rückmeldung automatisiert – wir müssen dafür nicht mehr extra etwas schreiben.“

Datenschutz als Wettbewerbsvorteil

Gerade bei international agierenden Konzernkunden spielen Datenschutz und Datenstandort eine wichtige Rolle. Dass die gesamte eMail-Kommunikation auf Servern in Deutschland verarbeitet wird und keine Unternehmensdaten ins Ausland übertragen werden, ist für Robert Meyer Catering ein wichtiges Argument im Kundengespräch – und in manchen Projekten sogar ein Wettbewerbsvorteil.

„Bei denen ist es wichtig, dass die Struktur stimmig ist. Alles, was an eMail-Kommunikation läuft, geht nicht mit ins Ausland – für uns ein Wettbewerbsvorteil.“

Mobile Nutzung als Grundvoraussetzung

Da das Geschäft hauptsächlich am Wochenende und oft weit entfernt vom Firmensitz läuft, ist durchgehende mobile Erreichbarkeit zentral – auch abends, wenn während einer laufenden Veranstaltung neue Kundenanfragen eingehen. Mobil genutzt wird TeamDavid vor allem im Vertrieb, hauptsächlich für eMails und Kalender.

„Ich hab jetzt letztens ein Interview gegeben und war auf einer Veranstaltung und hab gedacht: Fahr ich jetzt zurück ins Büro, um mich an den PC zu setzen und das Gleiche zu machen, was ich eigentlich im Auto am Handy machen könnte – und hab's dann im Auto am Handy gemacht.“

Learnings aus der Praxis

Der Umstieg verlangte Geduld: Rund ein Jahr dauerte die vollständige Umstellung von Outlook, auch weil parallel alte Daten migriert werden mussten. Beim Wechsel wurden auf einmal die letzten fünf Jahre an eMails importiert – rund 5.000 Mails –, was das System anfangs überlastet hat.

„Ganz am Anfang war das mit den eMails noch etwas schwierig – ich glaube, da kamen erst mal die letzten fünf Jahre an Mails komplett rein.“

Auch bei grundlegenden Einstellungen wie Signaturen oder automatischen Abwesenheitsnotizen mussten sich Team und Software erst aufeinander einspielen – Details, die im Alltag leicht unterschätzt werden, aber ständig gebraucht werden. Mit Unterstützung des Partners H & R ließen sich diese Anfangshürden zügig lösen, sodass der Fokus schnell wieder auf dem eigentlichen Geschäft lag.

 Robert Meyer & Vera Hewing

Spürbare Verbesserungen im Alltag: Weniger Reibung, mehr Verlässlichkeit

Nach der Anfangsphase hat sich der Umstieg für das Team schnell ausgezahlt – auch wenn sich der Nutzen nicht in klassischen Kennzahlen messen lässt, sondern im Alltag deutlich spürbar ist. Die Aufgabenverteilung über Ordnerlogik und die interne Chat-Kommunikation werden im Team als die beiden Bereiche mit dem größten spürbaren Effekt genannt.

„Wir schieben keine Zettel mehr von links nach rechts oder verteilen Aufgaben über ‚Hör mal, du musst da und da noch dran denken‘.“

Vom Verwalten zum Selbstverständlichen

Nach fünf Jahren Nutzung ist TeamDavid so tief in die Abläufe eingebunden, dass der Effekt kaum noch bewusst wahrgenommen wird. Diese Selbstverständlichkeit zeigt sich vor allem daran, dass Diskussionen über Zuständigkeiten oder Terminfindung aus dem Alltag praktisch verschwunden sind.

„Mit TeamDavid ist es einfach so, dass das gleitend in die Abläufe reingegangen ist. Man muss heute eher die Frage stellen: Was würde passieren, wenn man das nicht mehr hätte? Wir sind in einen Flow gekommen, der uns heute zeitlichen Mehrwert bringt, den wir gar nicht mehr richtig spüren, weil wir so drin sind.“

Akzeptanz im Team

Die Umstellung war zu Beginn nicht ohne Widerstände – Veränderungen lösen zunächst Verunsicherung aus. Nach der Einarbeitungsphase von etwa sechs bis zwölf Monaten ist die Nutzung heute selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags, auch mobil unterwegs zwischen Veranstaltungen.

 Robert Meyer & Vera Hewing

„Bei TeamDavid ist es wie mit einem Konto bei der Bank – muss man haben. Dafür müssen wir den Erfolg nicht messen.“

Warum Tobit.Software?

Im Zuge der Serverumstellung wechselte Robert Meyer Catering zum regionalen IT-Partner H & R, der das Unternehmen bei der Einführung von TeamDavid begleitete. Gerade im Eventgeschäft, in dem viele Veranstaltungen am Wochenende stattfinden, ist schnelle Unterstützung entscheidend. Gemeinsam mit dem regionalen Partner H & R kann das Unternehmen im Bedarfsfall auf kurze Wege zum Hersteller setzen.

„Wenn ein Partner vor Ort ist und unser System abstürzt oder wir uns einen Virus einfangen, dann ist es deutlich einfacher, mit dem Hersteller vor Ort zu arbeiten, als wenn wir die Daten von Microsoft zurückholen müssten.“

Ausblick: KI als nächster Schritt

Neben TeamDavid setzt das Unternehmen bereits einen KI-Telefonagenten ein. Für die Zukunft sieht das Team vor allem Potenzial in einer noch stärkeren Einbindung von KI – beispielsweise über SideKick™.

All-in-One-Kommunikationsplattform für Teams, die eMail, Chat, Kalender und Aufgaben in einer Oberfläche vereint – sicher, DSGVO-konform und in Deutschland entwickelt.

 Zentrales Postfach

Gemeinsame Bearbeitung und strukturierte Weitergabe eingehender Kundenanfragen.

 TeamTalk™

Schnelle interne Abstimmung statt langer eMail-Ketten.

 Kalender & Terminplanung

Gemeinsame Planung von Veranstaltungen, Raumbelegung und Urlauben.

 Aufgabenverwaltung

Klare Zuständigkeiten und transparente Nachverfolgung laufender Vorgänge.