In einem Bewerbermarkt, in dem qualifizierte Fachkräfte mehrere Prozesse gleichzeitig durchlaufen, kann eine verzögerte Rückmeldung bereits den nächsten Arbeitgeber entscheiden. Tobit.Software hat daraus eine Konsequenz gezogen: Seit einem Jahr übernimmt ein Intelligent Agent den gesamten Erstkontakt mit Bewerberinnen und Bewerbern, rund um die Uhr, in natürlicher Sprache und mit einer ersten Reaktion in unter zwei Sekunden.
Wer sich bei Tobit.Software bewirbt, wartet nicht auf eine Antwort. Stattdessen beginnt das Gespräch sofort. Der Recruiting-Agent Toni stellt gezielte Fragen, wertet hochgeladene Dokumente aus und erstellt am Ende jeder Unterhaltung eine strukturierte Zusammenfassung für das HR-Team. Das klassische Anschreiben entfällt dabei vollständig.
Im ersten Betriebsjahr führte der Agent mehr als 6.000 Gespräche, durchschnittlich 500 pro Monat. Das HR-Team besteht aus zwei Talent Scouts, beide in Teilzeit: Melanie Webbeler und Carolin Heßling. Sie gewinnen durch den Agent jede Woche rund vier Stunden Zeit zurück.
Keine eMail-Adresse mehr auf externen Stellenportalen
Alle Bewerbungen laufen inzwischen ausschließlich über den Recruiting-Agent. Auf externen Stellenportalen findet sich keine Recruiting-eMail-Adresse mehr. Wer fragt, wie er sich bewerben kann, erhält vom Agent die Antwort: „Du bist bereits mittendrin."
„Menschen sollen mit Menschen sprechen – aber nicht auf Menschen warten müssen. Alles, was sich verbessern lässt, schafft Freiraum für persönliche Gespräche, die wirklich wichtig sind", sagt Melanie Webbeler.
Die Rekordzeit vom Erstkontakt bis zum Vertragsabschluss liegt bei einer Woche. Zum Vergleich: Bewerber berichten dem HR-Team regelmäßig, dass sie bei anderen Unternehmen häufig ein bis zwei Wochen auf eine erste Rückmeldung warten.
Nach der Einstellung übernimmt ein zweiter Agent
Nach der Einstellung übernimmt nahtlos der Onboarding-Agent Laura. Sie begleitet neue Mitarbeitende durch ihre ersten Wochen im Unternehmen und beantwortet wiederkehrende Fragen zu Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen und internen Abläufen. Auch das entlastet das HR-Team spürbar.
„Es nimmt uns den Druck, direkt zu antworten. Der Agent antwortet sofort – und dann können wir die Anfrage im Laufe des Tages übernehmen, wenn es bei uns passt", erklärt Carolin Heßling.
Die Agents entwickeln sich mit dem Team weiter
Das HR-Team betreut beide Agents eigenständig. Neue Stellen, aktualisierte Ausbildungsberufe, korrigierte Antwortlogiken: All das pflegen Webbeler und Heßling selbst. Dafür braucht es keine Entwickler.
Dabei müssen Intelligent Agents nicht vom ersten Tag an vollständig autonom arbeiten. Über sogenannte Autonomie-Level lässt sich ihre Eigenständigkeit schrittweise erhöhen – vom Antwortvorschlag bis zur vollständig eigenständigen Kommunikation. Unternehmen behalten so jederzeit die Kontrolle und können den Einsatz der KI schrittweise ausbauen.
Die Einführung verlief nicht ohne Reibung. Spam-Wellen mussten abgefangen werden, einzelne Antworten zeigten Optimierungsbedarf im Briefing. Ein Agent teilte einem Bewerber mit, er sei für eine Trainee-Stelle zu alt. Der Fehler lag in den hinterlegten Regeln des Agents und ließ sich unmittelbar korrigieren. Solche Situationen nutzt das Team gezielt zur Weiterentwicklung.
Der Recruiting-Agent Toni basiert auf dem Agentic Service von SideKick™. Tobit.Software entwickelt und erprobt neue KI-Anwendungen zunächst im eigenen Unternehmen, bevor sie Kunden zur Verfügung gestellt werden. Toni zeigt, dass KI im Recruiting nicht die Auswahlentscheidung ersetzt, sondern den Weg dorthin beschleunigt. Er verkürzt Wartezeiten und schafft Freiraum für persönliche Gespräche.
Weitere Informationen
Tobit Software entwickelt seit 1986 am Standort Ahaus digitale Plattformen für Unternehmen, Kommunen und Organisationen. Rund 200 Mitarbeitende entwickeln Lösungen für Kommunikation, Zusammenarbeit und digitale Geschäftsprozesse. Zum Portfolio gehören die SuperApp™ für Kommunen und Organisationen sowie SideKick™, ein KI-System mit mehr als 50 integrierten Sprachmodellen. Technologische Basis ist chayns®, ein cloudbasiertes Betriebssystem für digitale Plattformen und KI-Anwendungen. Das Partnernetzwerk umfasst mehr als 2.000 Unternehmen im deutschsprachigen Raum.
