Schlossbiergarten Ahaus

Fred Posny, Gastronom & Mitbetreiber, Schlossbiergarten Ahaus

Ausgangslage: Bargeld als Risiko, nicht nur als Aufwand

Wer in der Gastronomie Großveranstaltungen mit Bargeld abrechnet, kennt die Routine: Finanzämter prüfen solche Events häufig nicht zeitnah, sondern mit mehrjährigem Abstand. Posny beschreibt das Problem konkret: Ein Schützenfest aus dem Jahr 2020 wird oft erst 2024 oder 2025 geprüft – zu einem Zeitpunkt, an dem Belege, Erinnerungen und Zusammenhänge längst verblasst sind. Hinzu kommen die alltäglichen Schwachstellen eines bargeldbasierten Betriebs: falsches Rückgeld, Schwund, nicht dokumentierte Personalgetränke: Bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung Posten, die sich laut Posny durchaus summieren können.

Für ihn war deshalb klar: Er steigt nur ein, wenn der Betrieb von Anfang an digital läuft.

„Das steht bei mir immer noch: Wenn Christian sich heute entscheidet, er macht das nicht mehr digital, dann hör ich auch auf“

Auch beim Kollegen vom Finanzamt stößt das Modell auf Interesse. Posny berichtet von einem Gespräch mit Betriebsprüfern, die ihm sinngemäß erklärten, dass rein digital abgerechnete Veranstaltungen bei der Priorisierung von Prüfungen zurückgestellt werden können, weil die Datenlage ohnehin eindeutig ist – geprüft wird zuerst dort, wo noch mit Bargeld und offener Kasse gearbeitet wird.

„Ich will dem Finanzamt ja nicht mal die Möglichkeit bieten, überhaupt nachzufordern, weil die sofort sehen können: digitales Geld, kein Bargeld mehr, fertig.“

Fred Posny, Gastronom & Mitbetreiber, Schlossbiergarten Ahaus

Die Lösung: Ein System für Bestellung, Bezahlung und Dokumentation

Der Schlossbiergarten Ahaus setzt auf ein digitales Bestell- und Bezahlsystem auf Basis von chayns®OS. Gäste bestellen und bezahlen direkt über die Plattform, jede Transaktion wird automatisch erfasst. Zum Ende der Öffnungszeiten sperrt das System die Bestellfunktion automatisch – eine technische Sperre, die auch die Diskussionen am Ende des Abends deutlich reduziert.

„Damit haben wir dann direkt den Tagesumsatz festgeschrieben.“

Eine nachträgliche Kassenabrechnung entfällt komplett. Damit der Betrieb auch bei technischen Störungen weiterläuft, setzt das Team auf eine doppelte Internetanbindung: Starlink als Hauptquelle, eine Telekom-Karte als automatisches Backup. Fällt eine Verbindung aus, schaltet das System um.

„Wir hatten es auch schonmal, dass das System für eine Stunde ausgefallen ist – dann ist das andere automatisch eingestellt worden, und die Bestellungen sind einfach weitergelaufen.“

Für rund 200 Euro pro Saison lässt sich dieses Risiko nach Posnys Einschätzung praktisch ausschließen. Ergänzt wird das System um eine Jukebox-Funktion für die Musik, digitale Werbeflächen für Plakatierung und Sponsoring sowie ein Reservierungsmodul, über das die Hälfte der 500 Plätze vorab gebucht werden können, die andere Hälfte bleibt bewusst für Spontanbesucher frei.

Vermarktung ohne klassische Werbung

Über die Jahre ist aus dem Bestellsystem auch ein eigener Vermarktungskanal entstanden: Mehr als 15.000 Gäste, die den Biergarten bereits besucht haben, sind als Nutzer registriert.

„Wenn wir auf einen Knopf drücken und eine Nachricht verteilen wollen, dann erreichen wir 15.000 Leute aus hundertprozentiger Zielgruppe.“

Bezahlte Social-Media-Werbung ist seitdem nicht mehr nötig – gepostet wird, aber nicht beworben. Zusätzlich ist der Biergarten an die SuperApp der Stadt Ahaus angebunden, über die Veranstaltungen automatisch im städtischen Veranstaltungskalender erscheinen.

Alte oder inaktive Kontakte werden nach einigen Jahren bereinigt, damit der Verteiler aktuell bleibt und keine unnötigen Kosten für inaktive Verbindungen entstehen.

 Fred Posny, Gastronom & Mitbetreiber, Schlossbiergarten Ahaus

Digitaler Ablauf aus Gäste-Sicht

Bestellt wird per Smartphone direkt am Tisch – über QR-Codes, die den Gast in den digitalen Shop des Schlossbiergartens führen. Ein klassisches Kassensystem ist nicht mehr nötig.

Für die Gäste bedeutet die Digitalisierung vor allem Tempo und Klarheit: Sie bestellen in Ruhe am Tisch, sehen ihre Auswahl vor dem Absenden und bekommen die Getränke deutlich schneller. Missverständnisse („Ich hatte doch etwas anderes bestellt.“) entfallen, was sowohl Beschwerden als auch Diskussionen am Tisch reduziert.

Digitaler Ablauf aus Mitarbeiter-Sicht

Für das Team bedeutet der digitale Ablauf vor allem weniger Stress und klarere Abläufe: Servicekräfte müssen keine Bestellungen mehr am Tisch aufnehmen, keine Preise im Kopf behalten und keine Abrechnungen durchführen. Sie bringen die Getränke anhand der digitalen Bons an den Tisch, holen Gläser wieder ab – und können sich stärker auf die Gäste konzentrieren statt auf Kasse und Zettelwirtschaft.

„Der Gast sieht in seinem Account selber, dass er einen Fehler beim bestellen gemacht hat– und wird sich dann auch nicht beschweren, weil er ja selber falsch bestellt hat.“

Einen Verzehrzwang gibt es nicht: Gerade an den Themen-Abenden sitzen auch Familien mit Kindern im Biergarten, ohne dass das Team ihnen aktiv Konsumdruck macht.

Ein Agent für die Gäste

Seit der zweiten Saison ergänzt ein KI-Agent auf Basis von SideKick™ das Angebot. Er beantwortet wiederkehrende Fragen zu Öffnungszeiten, Programm und Reservierungswünschen – darunter auch Dauerbrenner wie die Frage nach dem Beginn der beliebten Donnerstagsveranstaltung „Bingo mit Ingo“.

„Der Agent läuft einfach mit: Ich muss mich nicht ständig um ihn kümmern oder kontrollieren, ob er seinen Job macht.“

Auch wenn Gäste versuchen, alle 500 Plätze zu reservieren und damit die Kapazitäten zu überschreiten, hält er sich an die festgelegten Grenzen und lässt nur das vorgesehene Kontingent buchen. Nach Posnys Beobachtung ist das Aufkommen direkter Anfragen dadurch spürbar zurückgegangen – um etwa die Hälfte, schätzt er.

 Fred Posny, Gastronom & Mitbetreiber, Schlossbiergarten Ahaus

Messbare Erfolge

Die Zahlen zeigen, dass sich der Aufwand für die Digitalisierung auch bei einem saisonalen Pop-up-Betrieb auszahlt. Rund 15.000 Gäste besuchen den Schlossbiergarten Ahaus pro Saison, verteilt auf fünf Öffnungstage pro Woche über zehn Wochen. Am umsatzstärksten Tag sind 500 Plätze vollständig besetzt, bedient von 10 bis 12 Servicekräften.

Nach Posnys eigener Einschätzung liegt die Personalkostenersparnis im Servicebereich bei rund 50 Prozent gegenüber einem klassischen Betrieb mit Bestellaufnahme am Tisch. Ohne digitales System wären für denselben Betrieb etwa doppelt so viele Servicekräfte nötig – 20 bis 24 statt 10 bis 12. Diese Größenordnung wirkt auf den ersten Blick hoch gegriffen, lässt sich laut Posny aber konkret belegen:

„Natürlich sparst du unterm Strich – das würde jeder andere nicht so bestätigen, ich weiß es aber, weil ich die Zahlen dazu hab.“

Hinzu kommt die Zeitersparnis bei der Auswertung: Statt sich nach jeder Veranstaltung auf das Bauchgefühl zu verlassen, kann Posny direkt nachvollziehen, an welchen Tagen wie viel Umsatz gemacht wurde und wo es Optimierungsbedarf gibt. Für ihn ist genau das der entscheidende Unterschied zwischen Vermutung und belastbarer Entscheidungsgrundlage:

„Gefühlt bringt dir beim Finanzamt nix.“

Am Ende zählt für Posny also nicht das Gefühl, sondern die Zahl, die sich schwarz auf weiß belegen lässt – für die eigene Kalkulation ebenso wie gegenüber dem Finanzamt.

Was bewusst analog bleibt

Nicht alles soll digitalisiert werden. Den letzten Kontrollblick vor Veranstaltungsbeginn, das Einsammeln von Zigarettenstummeln, die Pflege von Pflanzen und das allgemeine Erscheinungsbild überlässt Posny bewusst Menschen.

„Das ist auch so eine persönliche Note, die man vermittelt.“

Für ihn ist das kein Widerspruch zur Digitalisierung, sondern ihre Voraussetzung.

Und wo bleibt da der Mensch?

Aus Posnys Sicht nimmt die Technik dem Team vor allem die Arbeit ab, die wenig mit Gastgebersein zu tun hat: Bestellungen aufnehmen, Preise im Kopf behalten, Kassieren, Bargeld zählen, Abrechnungen machen – all das wandert ins System.

„Du kommst an den Tisch und kannst dich endlich mal um die Gäste kümmern.“

Genau darin sieht er den eigentlichen Gewinn: Die Servicekräfte laufen nicht mehr mit Block und Kasse durch den Biergarten, sondern kommen mit klaren Bons an den Tisch, haben Zeit für ein Lächeln, ein kurzes Gespräch und den Blick dafür, wie es den Gästen geht. Statt „einen Haufen“ Servicekräfte für Logistik einzusetzen, baut Posny bewusst auf ein kleineres, motiviertes Team, das präsent ist und Atmosphäre schafft.

Technik erledigt die Routine, die Menschen kümmern sich um das Erlebnis.

Was andere Gastronomen mitnehmen können

Fred Posny hat eine klare Botschaft an andere Gastronomen und Veranstalter, die noch klassisch mit Bargeld arbeiten: Wer im Anschluss einer Veranstaltung keinen Stress haben wolle, solle möglichst alles digital abwickeln.

Sein Rat richtet sich besonders an Betriebe, die bereits über eine digitale Infrastruktur wie eine Super App verfügen oder in einer Kommune mit entsprechendem Angebot ansässig sind – hier lässt sich die Umstellung aus seiner Sicht besonders leicht umsetzen. Wer noch zögert, sollte sich laut Posny nicht von der vermeintlichen technischen Hürde abschrecken lassen.

„Nicht einfach mal anfangen – endlich zu Ende bringen. Das ist eigentlich das bessere Schlagwort.“

 Fred Posny, Gastronom & Mitbetreiber, Schlossbiergarten Ahaus

„Wir nutzen eigentlich so ziemlich alles, was ihr anbietet.“

Warum Tobit.Software?

Die Zusammenarbeit mit Tobit.Software hat sich über die Jahre schrittweise entwickelt – und immer entlang konkreter Produkte. Gestartet ist der Schlossbiergarten mit der Digitalisierung von Bestellung und Bezahlung über chayns®OS. Nach und nach kamen weitere Bausteine dazu: eine digitale Jukebox für die musikalische Bespielung, digitale Werbeflächen auf den Stelen im Stadtgebiet, das Reservierungssystem für die Tische, ein eigener KI-Agent auf Basis von SideKick™ sowie die Anbindung an die SuperApp der Stadt Ahaus, über die Veranstaltungen automatisch im städtischen Kalender erscheinen.

Für Posny ist dabei entscheidend, dass all diese Bausteine über eine gemeinsame Plattform laufen: Bestellung und Payment, Gutscheine, Jukebox, Werbetafeln, Veranstaltungsübersicht, Reservierungen und KI-Agent – alles hängt an einem System, statt aus mehreren Einzellösungen zusammengeflickt zu sein.

Im laufenden Betrieb verlangt das aus seiner Sicht wenig technisches Know-how: Die Einrichtung erfolgt vor der Saison, danach läuft das System weitgehend im Hintergrund. Sein Geschäftspartner Christian Drebber beschreibt sich selbst als nicht technikaffin – er muss sich mit der Technik jedoch kaum beschäftigen, weil die digitale Infrastruktur einmal sauber konfiguriert ist und dann zuverlässig arbeitet.

Offene technologische Plattform von Tobit.Software, die Websites, Anwendungen, Daten und digitale Prozesse verbindet und so als Grundlage für individuelle Digitalisierungslösungen dient.

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