Lokalbäder digitalisieren unter Kostendruck: KI beantwortet mehr als 500 Gästeanfragen im Monat

Ahaus, 20. August 2026 – Wie lassen sich kommunale Schwimmbäder digitalisieren, wenn gleichzeitig jeder Euro zählt? Die Lokalbäder GmbH im Kreis Borken setzen hierfür gemeinsam mit dem Digitalisierungspartner Tobit.Software auf KI-Agenten, automatisierte Prozesse und digitale Services. Damit entlastet der Bäderbetrieb Mitarbeitende, beschleunigt Abläufe und erzielt messbare Effizienzgewinne. Ein KI-Agent beantwortet inzwischen mehr als 500 Gästeanfragen pro Monat. Über 63.000 Euro wurden mit digitalen Kursbuchungen umgesetzt, ein interner Abrechnungsprozess von bis zu zwei Wochen auf einen halben Tag verkürzt.

Die Lokalbäder GmbH betreibt vier Hallen- und Freibäder im Westmünsterland. Das Unternehmen entstand 2023 aus der Fusion zweier Vorgängerbetriebe und musste unterschiedliche Arbeitsweisen, analoge Prozesse und IT-Strukturen zusammenführen. Gleichzeitig müssen die drei Gesellschafterkommunen jährlich ein strukturelles Defizit von rund vier Millionen Euro ausgleichen. Digitalisierung darf deshalb kein Selbstzweck sein: Jede Maßnahme muss einen konkreten wirtschaftlichen Nutzen bringen.

„Wenn wir uns nicht mit dem Thema beschäftigen, haben wir verloren, bevor wir überhaupt angefangen haben“, sagt Björn Bulk, Bereichsleiter und Prokurist der Lokalbäder GmbH. „Jedes Jahr werden in Deutschland Bäder geschlossen. Das Geld geht allen aus – und immer häufiger wird über die Notwendigkeit eines Schwimmbades kritischer gesprochen, als ich mir wünschen würde.“

KI-Agent übernimmt wiederkehrende Gästeanfragen

Bulks Ansatz: Prozesse dort digitalisieren, wo sich Aufwand reduzieren, Service verbessern oder zusätzliche Erlöse erzielen lassen. Ein Beispiel ist der KI-Agent „Florian Flosse“. Seit Anfang 2025 beantwortet er auf den Websites des AquAHAUS Ahaus und des Freibads Alstätte rund um die Uhr Fragen zu Öffnungszeiten, Wassertemperaturen, Kursen, Preisen und Ausstattung. Innerhalb von sieben Monaten bearbeitete der Agent auf Basis der KI-Plattform SideKick™ von Tobit.Software mehr als 3.800 Anfragen. Viele davon wären zuvor telefonisch oder per E-Mail bei den Mitarbeitenden gelandet. Auch intern werden KI-Agenten eingesetzt. So unterstützt beispielsweise „Olaf Onboarding“ neue Mitarbeitende bei Fragen zu Dienstplänen, Urlaubsanträgen und Ansprechpartnern.

Vom Fundbuch bis zur Lohnabrechnung

Digitalisiert werden auch Prozesse, die im Alltag viel Zeit binden. Beim Fundbuch fotografieren Mitarbeitende gefundene Gegenstände mit dem Smartphone, die anschließend automatisch analysiert und kategorisiert werden. Rund 400 Fundsachen wurden so innerhalb von drei Monaten erfasst. Perspektivisch sollen Gäste auch selbst online nach verlorenen Gegenständen suchen können.

Besonders deutlich zeigt sich die Zeitersparnis bei der Lohnabrechnung. Daten aus der Zeiterfassung wurden früher über mehrere manuelle Arbeitsschritte verarbeitet. Heute überträgt ein selbst entwickeltes Konverter-Tool die Daten aus dem Zeiterfassungssystem direkt in das Abrechnungsprogramm. Was zuvor zwei bis drei Mitarbeitende bis zu zwei Wochen beschäftigte, erledigt heute eine Person in einem halben Tag.

Digitalisierung muss sich rechnen

Auch auf Kundenseite wächst die Nutzung der digitalen Angebote. Über den digitalen Shop wurden inzwischen Kurse im Wert von mehr als 63.000 Euro verkauft, davon allein über 18.000 Euro im Juli. Grundlage der Anwendungen ist die Plattform chayns®, über die beispielsweise Buchungen, Liveanzeigen zur Auslastung und der digitale Ticketshop laufen.

Entscheidend ist für die Lokalbäder die Wirtschaftlichkeit jedes einzelnen Projekts. Laufende Kosten einer digitalen Lösung werden dem bisherigen Personal- und Prozessaufwand gegenübergestellt. Neue Anwendungen werden schrittweise eingeführt und anhand ihres Nutzens im Arbeitsalltag weiterentwickelt. Digitalisierung ist für die Lokalbäder damit kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um den Betrieb trotz knapper finanzieller Spielräume zukunftsfähig zu halten.

Weitere Einblicke in die Entwicklung der SuperApp, die einzelnen Anwendungen und die Erfahrungen aus der Praxis bietet die vollständige Case Study. Hier weiterlesen.