Wie die Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats Routinearbeit automatisiert und mehr Zeit für das Wesentliche schafft

 Eileen Jakobi, Prozessmanagerin

Wie war der Status quo vor SideKick™

Bevor die Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats SideKick™ einführte, prägten manuelle Prozesse den Arbeitsalltag: Protokolle wurden händisch geschrieben, Recherchen liefen über klassische Suchmaschinen, Textentwürfe wurden unter Kolleginnen und Kollegen abgestimmt. Wer geeignete Sachverständige für ein Fachthema suchte, recherchierte Informationen aus verschiedenen Quellen und prüfte mögliche Befangenheiten Schritt für Schritt von Hand.

Erschwerend kamen bürokratische Prozesse hinzu, die sich nicht ohne Weiteres mit schlanken digitalen Workflows verbinden lassen, sowie gewachsene IT-Systeme, die moderne Arbeitsweisen zusätzlich erschwerten.

„Wir haben einmal die Regeln und die Bürokratie, einmal die Prozesse, die dadurch komplizierter werden – und dann auch noch das Problem veralteter Systeme."

Dass KI künftig eine Rolle spielen würde, stand dabei kaum zur Debatte – offen war vielmehr, wie sie verantwortungsvoll eingeführt werden konnte. Mit den Möglichkeiten der KI-Nutzung für die Geschäftsstelle beschäftigten sich einige Mitarbeitende bereits seit längerer Zeit. Die Dynamik des KI-Marktes machte es schwer, sich auf eine Lösung festzulegen.

Anfang 2025 übernahm ein Kernteam aus sechs Personen die Verantwortung und trieb die Einführung aktiv voran. In einer aus 22 Mitarbeitenden bestehenden Taskforce werden die zentralen Use Cases erarbeitet und die Einführung in der Geschäftsstelle begleitet.

Die Anforderungen waren klar: Das Tool musste DSGVO-konform sein, für rund 120 Mitarbeitende skalierbar und finanzierbar – und gleichzeitig qualitativ hochwertig genug, um echten Mehrwert im Arbeitsalltag zu liefern.

„Warten bringt nichts, weil KI so schnelllebig ist. Man muss sich entscheiden und etwas machen – und wenn das nicht das Passende ist, kann man auch wechseln. Man muss dynamisch auf eine dynamische Entwicklung reagieren."

 Eileen Jakobi, Prozessmanagerin

Die Lösung: KI-Einführung mit klaren Leitplanken

Nach einem Vergleich mehrerer Anbieter entschied sich das Kernteam für SideKick™. Ausschlaggebend war die Kombination aus DSGVO-Konformität, Modellvielfalt und einer Lizenzstruktur, die einen flächendeckenden Einsatz innerhalb der Geschäftsstelle ermöglichte.

„Ein großer Benefit von SideKick ist, dass man in einer Oberfläche so viele Sprachmodelle vereint hat – und das zu einem Preis, den wir auch für alle leisten können."

Die Entscheidung fiel damit gezielt auf eine Plattform, die unterschiedliche Anforderungen der Fachbereiche innerhalb einer gemeinsamen, datenschutzkonformen Arbeitsumgebung abdecken kann.

Vorbereitung vor dem Rollout

Mit der Auswahl von SideKick™ begann die eigentliche Einführungsarbeit erst. Das Kernteam entwickelte Nutzungsleitlinien, Nutzungsvereinbarungen sowie ein Schulungs- und Mentoringkonzept. Dabei griff die Geschäftsstelle auf Vorlagen und Erfahrungen anderer Wissenschaftseinrichtungen zurück, die bereits praktische Erfahrungen mit der Einführung generativer KI gesammelt hatten. Ziel war es, bewährte Ansätze zu übernehmen und den Rollout auf ein solides organisatorisches und rechtliches Fundament zu stellen.

Ein zentraler Bestandteil waren verbindliche Leitlinien für den KI-Einsatz. Sie orientieren sich an vier Grundprinzipien: Vertraulichkeit, Transparenz, Qualitätssicherung und Verantwortung. Der Einsatz von KI soll dort offengelegt werden, wo er inhaltlich relevant ist. KI-generierte Inhalte müssen fachlich geprüft werden; die Verantwortung für das Arbeitsergebnis verbleibt jederzeit beim Menschen. Aktuell schließt die Geschäftsstelle die Arbeit mit personenbezogenen, sensiblen und vertraulichen Daten aus.

Noch vor dem Rollout wurden außerdem alle Mitarbeitenden anonym zu ihren bisherigen Erfahrungen mit KI sowie zu Erwartungen und möglichen Bedenken befragt. Die Ergebnisse flossen direkt in das Einführungskonzept ein. Ergänzend boten Kick-off-Veranstaltungen Raum für Fragen und den offenen Austausch. Die Einführung war damit bewusst als gemeinsamer Veränderungsprozess angelegt – nicht als reine Top-down-Entscheidung.

Schrittweise Einführung

Die Einführung erfolgte in mehreren Phasen. Zunächst testete das Kernteam SideKick™ intern. Anschließend wurde die rund 22-köpfige Taskforce eingebunden und validierte die Lösung.

Erst nach Abschluss einer Schulung erhielten Mitarbeitende Zugang zur Plattform. Im anschließenden Onboarding wurden sie direkt Mentorinnen und Mentoren aus der Taskforce zugeordnet, die den Einstieg begleiteten und bei konkreten Fragen unterstützten.

Dieses mehrstufige Vorgehen berücksichtigte die unterschiedlichen Vorkenntnisse innerhalb der Belegschaft – von KI-affinen Early Adopters bis hin zu Mitarbeitenden, die zuvor kaum Berührungspunkte mit generativer KI hatten.

Agent-Verwaltung mit vier-Augen-Prinzip

Neue Agents werden ausschließlich durch Mitglieder der Taskforce angelegt und vor der Freigabe von einer zweiten Person geprüft. Benannt werden die Agents konsequent nach ihrem jeweiligen Anwendungsfall – nicht nach Personennamen. So bleibt jederzeit erkennbar, dass es sich um eine KI-Anwendung und nicht um eine menschliche Interaktion handelt.

„Wir wollen uns vor Augen führen: Das ist keine menschliche Interaktion. Das ist KI. Deswegen benennen wir unsere Agents nach dem Use Case."

Das Vier-Augen-Prinzip sorgt gleichzeitig dafür, dass produktiv eingesetzte Agents nachvollziehbar dokumentiert sind und definierte Qualitätsstandards erfüllen.

Ein Agent, eine Aufgabe

Besonders deutlich zeigt sich der Nutzen dort, wo die Agents gezielt auf wiederkehrende Aufgaben zugeschnitten sind. Der meistgenutzte Agent „Lesbarer Schreiben" überarbeitet Textentwürfe sprachlich und stilistisch – klarer, präziser, verständlicher. Für eine Geschäftsstelle, die regelmäßig Empfehlungen, Berichte und Korrespondenz produziert, kann er den Aufwand für sprachliche Überarbeitungen deutlich reduzieren. Ähnlich stark gefragt ist der „ExStra Experte": Er bündelt komplexes Fachwissen rund um die Exzellenzstrategie – Förderkriterien, Bewerbungsverfahren, Evaluierungsstandards – und beantwortet Fragen, die sonst aufwendig aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden müssten. Die „SV Recherche" unterstützt bei der Suche nach geeigneten Sachverständigen für Arbeitsgruppen und Gutachten – gefiltert nach Themenfeld, Sprachraum und möglicher Befangenheit. Eine Aufgabe, die zuvor vollständig manuell erledigt wurde.

Learnings aus der Praxis

Wie bei nahezu jedem Rollout verlief auch diese Einführung nicht vollständig reibungslos. Kleinere Interface-Probleme, verschobene Buttons oder zeitweise Einschränkungen beim Datei-Upload fielen insbesondere erfahrenen Nutzenden schnell auf.

Der direkte Austausch mit Tobit.Software erwies sich dabei als Vorteil. Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag flossen unmittelbar in die Weiterentwicklung der Plattform ein, sodass viele Probleme zeitnah behoben werden konnten.

Auch das Halluzinationsproblem ist der Geschäftsstelle bekannt. Vor allem bei der Recherche nach Sachverständigen kommt es vereinzelt vor, dass die KI nicht existierende Personen oder Themengebiete vorschlägt. Deshalb werden die Ergebnisse weiterhin fachlich geprüft und nicht ungeprüft übernommen.

„Bei der Sachverständigenrecherche muss man schon schauen, ob es die Person wirklich gibt. Manchmal erfindet die KI Daten dazu oder ordnet jemandem einfach ein Themengebiet zu. Dass KI halluzinieren kann, war uns bewusst – aber in solchen Fällen ist das natürlich hinderlich."

Für die Geschäftsstelle gehört dieser Umgang mit den Grenzen der Technologie zum Arbeitsalltag. KI unterstützt die Mitarbeitenden bei wiederkehrenden Aufgaben, die fachliche Verantwortung und die abschließende Prüfung bleiben jedoch weiterhin beim Menschen.

 Eileen Jakobi, Prozessmanagerin

Messbare Erfolge: Entlastung dort, wo sie am meisten zählt

Der Rollout läuft seit Anfang 2025. Auch wenn langfristige Kennzahlen erst durch regelmäßige Nutzerbefragungen erhoben werden, zeigen sich bereits heute deutliche Veränderungen im Arbeitsalltag.

Zeitgewinn durch Automatisierung

Protokolle entstehen heute auf Basis von Stichworten und einem anschließenden Überarbeitungsschritt statt mehrerer Korrekturschleifen. Auch die sprachliche Überarbeitung von Textentwürfen übernimmt die KI als erster Filter, sodass sich die Mitarbeitenden stärker auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren können.

Besonders deutlich wird der Nutzen bei der Datenaufbereitung. So musste beispielsweise eine rund 200 Seiten umfassende PDF-Datei mit tabellarischen Informationen in eine strukturierte Excel-Datei überführt werden – eine Aufgabe, die manuell sehr zeitaufwendig gewesen wäre. Mit SideKick™ gelang die Extraktion und Strukturierung der Inhalte in einem Bruchteil der Zeit.

„Bei Aufgaben, wo man sagt, das ist eine nervige Arbeit, Recherche oder dies oder das – da kommt immer so ein kleiner Gedankensprung: Kann ich das vielleicht mit SideKick™ einfach machen?"

Neben der konkreten Zeitersparnis verändert sich damit auch die Arbeitsweise. KI wird zunehmend als selbstverständliches Werkzeug betrachtet, das überall dort eingesetzt wird, wo es Routinetätigkeiten sinnvoll unterstützen kann.

Akzeptanz wächst organisch

Die Nutzung von SideKick™ ist freiwillig. Trotzdem war die Nachfrage von Beginn an größer als erwartet. Mitarbeitende, die zunächst noch keinen Zugang erhalten hatten, fragten aktiv nach, wann sie die Plattform ebenfalls nutzen könnten. Rund 40 bis 45 der knapp 120 Mitarbeitenden arbeiten regelmäßig mit SideKick™, insbesondere Referentinnen und Referenten, deren Arbeitsalltag stark von Textarbeit geprägt ist.

„Wir müssen einfach mehr machen. Warten bringt nichts – man kann immer noch anpassen."

Der Rollout geht weiter

Mit der Einführung für die Mitarbeitenden ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Als nächster Schritt beschäftigt sich die Geschäftsstelle mit der Frage, wie künftig auch die ehrenamtlichen Sachverständigen des Wissenschaftsrats sinnvoll eingebunden werden können.

Da sich dieser Personenkreis regelmäßig verändert, stellen sich organisatorische und wirtschaftliche Fragen – etwa zur Lizenzierung und zum Zugriff auf die Plattform. Ziel bleibt jedoch, KI dort verfügbar zu machen, wo sie die fachliche Arbeit sinnvoll unterstützen kann.

 Eileen Jakobi, Prozessmanagerin

„Wir haben lieber einen Partner, der sich weiterentwickeln möchte und erreichbar ist, als jemanden, der alles verspricht und dann nicht greifbar ist."

Warum Tobit.Software?

Der Weg zu SideKick™ führte über eine gezielte Recherche nach KI-Plattformen, die den besonderen Anforderungen des öffentlichen Dienstes gerecht werden. Um sich einen Überblick über den Markt zu verschaffen, nahm die Geschäftsstelle an Seminaren und Webinaren teil und evaluierte anschließend verschiedene KI-Plattformen.

Ausschlaggebend für die Entscheidung waren letztlich mehrere Faktoren: DSGVO-Konformität, eine wirtschaftlich tragfähige Lizenzstruktur für den organisationsweiten Einsatz sowie die Möglichkeit, unterschiedliche Sprachmodelle innerhalb einer einzigen Oberfläche bereitzustellen. SideKick™ erfüllte diese Anforderungen in der Gesamtschau am besten und wurde deshalb als gemeinsame KI-Plattform für die Geschäftsstelle ausgewählt.

Zusammenarbeit statt Lieferantenbeziehung

Mit der Entscheidung für SideKick™ entschied sich die Geschäftsstelle zugleich für einen Anbieter, der die Plattform kontinuierlich weiterentwickelt.

Kinderkrankheiten blieben während des Rollouts nicht aus. Entscheidend war aus Sicht der Geschäftsstelle jedoch der direkte Austausch mit Tobit.Software. Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag wurden aufgenommen und Verbesserungen zeitnah umgesetzt.

Gerade bei einer Technologie, die sich so dynamisch entwickelt wie generative KI, bewertet die Geschäftsstelle diese enge Zusammenarbeit als wichtigen Vorteil.

Für die Geschäftsstelle bildete SideKick™ die Grundlage, generative KI schrittweise und unter klaren organisatorischen sowie datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Die KI-Plattform mit über 60 Modellen, gehostet oder On-Premise, in einer einzigen Oberfläche. DSGVO-konform, skalierbar und mit professionellen Schnittstellen für volle Datensouveränität.

 Unified AI

60+ Modelle. Eine Oberfläche. Neue Modelle werden automatisch integriert und stehen sofort bereit.

 Einsatzbereite Agents

Sofort nutzbar, individuell erweiterbar. Das System erkennt automatisch, welcher Agent gefragt ist.

 Agents einarbeiten

In natürlicher Sprache briefen, mit eigenem Wissen ausstatten, per MCP mit internem Kontext verbinden.

 DSGVO-Konformität

Sensible Daten werden vor der Verarbeitung automatisch pseudonymisiert – und danach korrekt wiederhergestellt.