Digitaler Teamplayer: KI-Agent „Felix Flank“ im Service-Einsatz für den WDFV

Ahaus, 19.02 2026

1,8 Millionen Mitglieder, 4.000 Vereine und fast 30.000 Mannschaften – der Westdeutsche Fußballverband (WDFV) ist einer der mitgliedsstärksten Regionalverbände Deutschlands. Mit dieser Größe gehen zahlreiche administrative Anfragen einher: Vereins-Ein- und -Austritte, Vorstandsänderungen, Fragen zu Spendengeldern und rechtlichen Vorgaben. Um Mitglieder auch bei komplexeren Themen schnell und zuverlässig zu unterstützen, setzt der WDFV auf einen KI-Agenten – einen digitalen Assistenten, der rund um die Uhr über die Verbandswebsite erreichbar ist.

Felix Flank – KI für Inklusion und Teilhabe

Der KI-Agent „Felix Flank" arbeitet mit klaren Vorgaben und greift dabei vor allem auf die WDFV-Website als zentrale Wissensbasis zurück. Ergänzend nutzt er ein hinterlegtes Briefing, in dem die Verantwortlichen interne Vorgaben sowie alle relevanten Informationen bündeln können. Dadurch bleibt Felix fokussiert auf das, was wirklich zählt: Mitglieder bei ihren Fragen und bei bürokratischen Abläufen kompetent zu unterstützen. Ziel des WDFV ist es dabei, die Websitebedienung für ihre Mitglieder so übersichtlich wie möglich zu gestalten.

„Der Agent übernimmt nicht einfach nur die Informationen aus den FAQs. Er filtert, berät und entlastet unsere Mitarbeiter spürbar", erklärt Christian Rother, IT-Referent des WDFV. Besonders wichtig sei dabei die Mehrsprachigkeit: „Felix ist in der Lage, mit den Nutzern in jeder Sprache zu kommunizieren. Das hat für uns einen besonderen Stellenwert." Der Einsatz von KI gehe über reine Effizienz hinaus: „Wir setzen auf KI nicht nur, um unsere Mitarbeiter zu entlasten, sondern um alle unsere Mitglieder gleichermaßen zu unterstützen – unabhängig von ihrer Herkunft."

Ein bewusst anderer Weg zur Digitalisierung

Der WDFV setzt dafür auf die datenschutzkonforme KI-Software „SideKick PRROMPT" des deutschen Herstellers Tobit.Software. Das System wurde speziell für den Kundenservice entwickelt und zeichnet sich durch einen persönlichen, natürlichen Dialog aus.

„Durch den konsequenten No-Code-Ansatz konnten sich die Mitarbeiter den Agenten selbst bauen, personalisieren und auf alle rechtlichen Vorgaben briefen", erklärt Emma van der Linde, AI-Consultant für Vereine bei Tobit.Software. „Ihr Ansatz folgte dabei einer klaren Frage: Wie können wir die Beratung rund um die Uhr intuitiv und personalisiert gestalten? Für einen menschlichen Mitarbeiter ist das unrealistisch – mit intelligenter Technologie aber leicht umsetzbar."

Der Westdeutsche Fußballverband geht bewusst einen anderen Weg. Das Projekt zeigt, dass echte Digitalisierung bedeutet, Arbeitsabläufe neu zu denken – nicht nur analoge Prozesse zu digitalisieren. Es beweist, dass digitale Souveränität, Datenschutz und Effizienz keine Gegensätze sind, sondern gemeinsam die Grundlage für zukunftsfähige und verantwortungsvolle Digitalisierung bilden.