AHAUS SuperApp™
Kommunale Digitalisierung mit kaskadierender KI-Architektur: Wie eine Stadt mit KI-Agents eine Million Interaktionen automatisiert.

 Benedikt Homölle, Geschäftsführer

Wie war der Status quo vor der SuperApp?

Vor der Einführung der AHAUS SuperApp™ befand sich das Stadtmarketing in Ahaus in einer Phase des radikalen Umbruchs. Ein fast vollständiger Personalwechsel traf auf eine technisch veraltete Infrastruktur aus konfusen Serverstrukturen, während die Kernverwaltung der Stadt aufgrund eigener Kapazitätsengpässe keinen IT-Support leisten konnte. Manuelle, fehleranfällige Workflows prägten das Tagesgeschäft: Event-Daten wurden mühsam abgetippt, und die Kommunikation auf Social Media verpuffte oft ohne nennenswerte Reichweite. Benedikt Homölle beschreibt die psychologische Barriere dieser Zeit treffend:

„Eine besondere Herausforderung liegt darin, dass es mitunter zu viele Beteiligte an Entscheidungen gibt, was die Ergebnisse oft negativ beeinflusst. Das müssen wir umdrehen: Nicht vorher um Erlaubnis fragen, sondern Fakten schaffen und notfalls hinterher um Verzeihung bitten – nur so kriegst du PS auf die Straße.“

Die zentrale Herausforderung bestand darin, die über hunderte Unterseiten verstreuten Informationen für die Bürger und Touristen zugänglich zu machen. Der bisherige Status quo – eine unübersichtliche Website und eine reaktive Kommunikation – funktionierte nicht mehr. Die Anforderungen an eine neue Lösung waren klar definiert: Eine „Mobile First“-Plattform musste her, die Stadtmarketing und Touristik-Services bündelt und Bürgern sowie Gästen rund um die Uhr Auskunft gibt, ohne dass das interne Team durch repetitive Anfragen blockiert wird. Das Ziel war ein radikaler Fokus auf die eigene Plattform, um die Datenhoheit zurückzugewinnen. Dabei sollte vor allem der ineffiziente Workflow der Event-Pflege reformiert werden.

Als GmbH muss das Stadtmarketing jährlich zwischen 500.000 € und 600.000 € selbst erwirtschaften; öffentliche Mittel für eine kostspielige App-Entwicklung waren nicht vorhanden. Zudem galt es, bürokratische Hürden zu umschiffen.

 Benedikt Homölle, Geschäftsführer

Die Lösung: Unternehmerischer Mut und KI-Architektur

Um diese finanzielle Hürde zu nehmen, setzt AMT konsequent auf unternehmerische Unabhängigkeit. Es entstand ein kreatives Finanzierungsmodell, das Digitalisierung und analoges Geschäft direkt miteinander verknüpft:

„Digitalisierung kostet Geld, das keine Stadt einfach so im Haushalt hat. Also betreiben wir auf Stadtfesten auch Mal einen Bierwagen selbst, um mit der Marge die KI-Infrastruktur für das restliche Jahr zu finanzieren. Möglich macht dies ahaus.work, eine lokale Plattform für Jobs in der Gastronomie auf Gig-Basis.“

Durch diesen mutigen Ansatz wurden die Weichen gestellt, um von einer fragmentierten Informationslandschaft zu einem hochgradig automatisierten digitalen Ökosystem zu gelangen, das heute über eine Million Interaktionen pro Monat verarbeitet.

Das technologische Fundament: Kaskadierende KI-Architektur

Das technologische Fundament bildet die Plattform chayns® OS™ als Framework für die AHAUS SuperApp. Für die Kommunikation und Automatisierung kommt der Agentic Service von SideKick™ mit einer kaskadierenden Architektur von 14 spezialisierten KI-Agents zum Einsatz – das bedeutet: Ein zentraler Agent empfängt Anfragen und leitet sie automatisch an den passenden Experten-Agent weiter, statt alles selbst zu beantworten.

Die Johann-Logik

Das Herzstück der Kaskadierung ist der zentrale Guide-Agent „Johann“. Er fungiert als Router und gibt Anfragen an spezialisierte Agents weiter – etwa für die Bibliothek oder einzelne Hotels. Diese Struktur hält den Kontext jedes Agents eng und die Antworten präzise.

Konsequent weitergedacht wurde das im Agent-Outsourcing: Fachabteilungen und Partner pflegen ihre Agents eigenständig. Die Bibliothek etwa kümmert sich komplett selbst um ihren Agent – von der Wissenseinpflege bis zur Aktualisierung. Das Stadtmarketing gibt lediglich den Rahmen vor.

Integration von Echtzeitdaten

Angebunden wurden diverse externe Datenströme wie Wetterstationen, Parkplatzsensoren, Frequenz- und Pegelmesser. Auch das Ticketing wurde demokratisiert: Vereine erhalten für eine faire Gebühr von 5 % Zugang zur professionellen Infrastruktur inklusive Self-Check-in. Das reduziert den administrativen Aufwand für das Stadtmarketing auf nahezu Null. Die Schnittstellen-Automatisierung sorgt für einen nahtlosen Datenimport: Event-Informationen externer Veranstalter werden automatisch synchronisiert, sobald diese auf deren eigenen chayns-Sites aktualisiert werden.

Intern nutzt das Team kostenlose und direkt einsetzbare Applikationen von chayns für die Zeiterfassung, Checklisten und Personalorganisation sowie eine autarke Microsoft 365-Umgebung (Teams/SharePoint) zur Datenablage.

Herangehensweise: „Einfach machen“

Statt langer Abstimmungsprozesse setzt das Team auf konsequentes Handeln. Eine radikale „Mobile First“- und „Homepage First“-Ausrichtung lenkt Nutzer heute direkt auf das städtische Angebot. Social Media dient dabei nur noch als Teaser-Kanal, um die Aufmerksamkeit gezielt auf die eigene Plattform zu führen. Benedikt Homölle beschreibt diesen mutigen Kurs so:

„Wir haben uns tatsächlich durchprobiert. Die größte Herausforderung ist, die Leute anzupieksen, damit sie aus der Komfortzone rauskommen. Wir müssen alle einfach wieder mehr machen. Einfach machen!“

Der signifikanteste Wandel vollzog sich in der Event-Pflege. Statt Informationen mühsam selbst zu sammeln und einzutippen, wurde dieser Prozess vollständig an die Vereine und Unternehmen ausgelagert. Diese pflegen ihre Daten eigenständig, was die Aktualität erhöht und das Stadtmarketing-Team entlastet.

„Ich will nicht, dass mein Team Listen abtippt. Wir geben den Vereinen die Werkzeuge in die Hand, damit sie ihre Sichtbarkeit selbst steuern – das spart uns massiv Personal und stärkt gleichzeitig die lokale Identität.“

Learnings aus der Praxis

Anfangs bedienten viele Nutzer die KI wie eine Suchmaschine mit kurzen Stichworten statt echter Fragen. Die Lösung: Agents, die aktiv nachfragen und den Kontext selbst herausarbeiten. Auch technische Bugs in der Kaskadierung wurden in enger Zusammenarbeit mit dem Entwickler Tobit.Software behoben und als Verbesserung für alle SideKick-Nutzer ausgerollt.

„Gerade bei der Kaskadierung hatten wir anfangs echt ein paar Bugs. Das war eine echte Herausforderung, aber Tobit hat das in kürzester Zeit behoben und die gesamte Struktur massiv verbessert. Heute greifen die Rädchen perfekt ineinander.“

 Benedikt Homölle, Geschäftsführer

Messbare Erfolge: 1 Million Interaktionen und 120 % Wachstum

Die AHAUS SuperApp hat sich zum zentralen Betriebssystem des AMT entwickelt. Mit über einer Million Interaktionen pro Monat und einer Verdopplung des Website-Traffics wurde die digitale Souveränität der Stadt massiv gestärkt. Das Team von gerade einmal 4,7 Vollzeitstellen arbeitet heute ressourceneffizienter und konzentriert sich auf kreatives City-Marketing statt auf Datenverwaltung. Benedikt Homölle sieht darin den entscheidenden Hebel:

„Wir haben jetzt Kapazitäten und bringen dadurch mehr mit dem Team in die Stadt ein – mehr Veranstaltungen oder mehr City-Marketing, wofür wir sonst keine Zeit hätten.“

AMT löste sich von teuren Drittanbietern wie Eventim, die hohe Fixkosten und Gebühren pro Ticket verursachten. Stattdessen investieren sie nun rund 26.000 € jährlich in ihre eigene Plattform-Infrastruktur – und refinanzieren diese vollständig:

• Quersubventionierung: Verfallene Gutscheine fließen nach vier Jahren direkt in neue Stadtmarketing-Aktionen.

• Eigene Wertschöpfung: Erlöse aus der Event-Gastronomie decken die digitalen Fixkosten.

• Faire Gebühren: Die Ticketing-Gebühr von 5 % für Vereine ist günstiger als bei externen Portalen und arbeitet kostendeckend.

Zeitgewinn durch Automatisierung

Durch den Einsatz der KI-Agents und die Prozessumstellung konnten massive Zeitkapazitäten freigeschaufelt werden. Im Bürger-Dialog beantwortet die KI rund 2.000 Nachrichten pro Monat vollautomatisch. Im Event-Management liegt die Datenpflege nun direkt bei den Veranstaltern, sodass sich das Team ganz auf die Bewerbung der Events konzentrieren kann. Zudem entfällt durch den Self-Check-in der Einlassaufwand bei lokalen Events komplett.

Vom Verwalter zum Gestalter

Kein zusätzliches Personal, aber deutlich mehr Output. Das Team konzentriert sich heute auf neue Veranstaltungsformate und kreative Kampagnen. Da Informationen direkt von den Organisatoren kommen, ist die Fehlerquote gesunken. Die KI bietet einen 24/7 Service und antwortet auch dann präzise, wenn das Büro längst geschlossen ist. 

Akzeptanz: Alle ziehen mit

Die Bürger nutzen die App intuitiv, ca. 95 % der Zugriffe erfolgen mobil. Auch bei den Mitarbeitern ist die anfängliche Skepsis längst einer spürbaren Entlastung im Alltag gewichen. Politik und Verwaltung sehen Ahaus heute als digitalen Vorreiter, was weitere innovative Schritte erleichtert.

Und wer kein Smartphone nutzen möchte? Der kommt einfach wie gewohnt im Büro vorbei. Tickets gibt es weiterhin offline – ausgedruckt in der Schublade. Inzwischen ist das jedoch ein absolutes Randphänomen: Bürger aller Generationen merken schnell, wie viel einfacher der digitale Weg ist. AMT bietet die Wahl, aber der Trend ist eindeutig.

„Der Erfolg lässt sich in Zahlen messen – über eine Million Interaktionen im Monat und eine Verdopplung unseres Traffics sprechen eine klare Sprache. Aber der eigentliche Erfolg ist die gewonnene Freiheit: Mein Team tippt keine Listen mehr ab, sondern gestaltet die Stadt. Wir haben bewiesen, dass man auch auf kommunaler Ebene enorme Schlagkraft entwickelt, wenn man den Mut hat, alte Denkmuster radikal aufzubrechen und die digitale Souveränität selbst in die Hand zu nehmen.“

 28 Minuten

Stadtmarketing zwischen Tradition und Digitalisierung

In der zweiten Folge von Digitalstadt spricht Ahaus-Stadtmarketing Geschäftsführer Benedikt Homölle gemeinsam mit Dieter van Acken darüber, wie modernes Stadtmarketing heute funktionieren muss. Es geht um die Frage, warum Städte ein klares Profil brauchen, wie man die richtigen Zielgruppen anspricht und weshalb Digitalisierung längst mehr ist als nur Technik – sondern ein echter Standortfaktor für Innenstädte, Tourismus und Lebensqualität.

www.digitalstadt-ahaus.de

 Benedikt Homölle, Geschäftsführer

„Tobit ist für uns das digitale Fundament. Als Standardsoftwarehersteller geben sie uns die Freiheit, Use-Cases sofort umzusetzen, während andere noch planen. Für individuelle Anpassungen steht ein Netzwerk aus Partnern bereit – diese Kombination aus Agilität und Integration bietet kein anderer am Markt.“

Warum Tobit.Software?

Die Herausforderung in Ahaus war die Überwindung der klassischen, oft gelähmten Verwaltungsstrukturen. Tobit.Software bot hierfür nicht nur eine Software, sondern ein „digitales Grundgerüst“. Dieses Framework ermöglichte es dem AMT, radikal neu anzufangen, statt alte, konfuse Serverstrukturen mühsam zu flicken. Die Plattform deckt dabei das gesamte Spektrum des Stadtmarketings ab: Kommunikation, Ticketing, KI.

Entscheidende Vorteile gegenüber anderen Lösungen

Für AMT waren die Kosteneffizienz und die Integration ausschlaggebend. Während andere Systeme hohe Fixkosten und komplizierte Einrichtungsgebühren verlangen, bietet Tobit.Software eine All-in-one-Lösung. Teure Insellösungen wurden abgeschaltet und alles auf einer Plattform gebündelt. Ein weiterer entscheidender Punkt war die Geschwindigkeit: Neue Features wie Self-Check-in ließen sich schneller implementieren und testen, als es mit jedem klassischen IT-Dienstleister möglich gewesen wäre.

Einfachheit, Flexibilität und Wirkung

Besonders wirkungsvoll ist die Flexibilität des Systems. Tobit.Software ermöglicht agiles Handeln. Hat das Team eine Idee – wie die Einbindung von Livedaten oder das Aufsetzen neuer KI-Agents –, wird sie einfach umgesetzt. Die Plattform ist so intuitiv, dass selbst Fachabteilungen wie die Bibliothek oder externe Partner wie Hotels in der Lage sind, ihre Agents eigenständig zu pflegen.

Digitale Plattform, die städtische Angebote von Rathaus über Stadtmarketing bis zu Vereinen und Wirtschaft in einer einzigen Anwendung bündelt – mit KI-gestützten Services und direktem Kommunikationskanal zu den Bürgern.

 Stadtgutschein

Ein digitales Gutscheinsystem, das in lokalen Geschäften und der Gastronomie eingelöst werden kann, um die regionale Wirtschaft gezielt zu unterstützen.

 Agentic Service

Ein intelligentes Assistenzsystem, das Bürgeranfragen rund um die Uhr in natürlicher Sprache beantwortet und so als direkter Kanal zur städtischen Verwaltung dient.

 Ticketing und Events

Eine zentrale Plattform für die Übersicht, Buchung und digitale Einlasskontrolle von städtischen und regionalen Veranstaltungen.

 SmartShop

Digitale Bestell- und Bezahlmöglichkeiten für den lokalen Einzelhandel und Gastronomien, die das Einkaufen vor Ort mit digitalen Prozessen verknüpfen.

 Livedaten Parken & Umwelt

Echtzeit-Informationen zu freien Parkplätzen, E-Ladesäulen und Barrierefreiheit sowie aktuellen Umweltdaten wie Wetter, Pollenflug, Pegelstände und nukleare Strahlung.

 Personal Management & Zeiterfassung

Digitale Personal- und Dienstplanung sowie Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter.

  Saisonale Anwendungen

Temporäre Anwendungen, wie interaktive Adventskalender oder Tippspiele zu sportlichen Großereignissen (WM/EM) mit Gewinnmöglichkeiten.

 Smarte Selfie-Station

Ein interaktives Fototool am Ahauser Schloss. Durch das Scannen eines QR-Codes vor Ort löst ein fest installiertes Smartphone ein Erinnerungsfoto aus, das den Nutzern direkt in der App zur Verfügung gestellt wird.

 Points of Interest

Interaktive Karten, die regionale Erzeuger, Gastronomieangebote, Übernachtungsmöglichkeiten und Sehenswürdigkeiten übersichtlich darstellen.

  Stadt-Blog

Ein zentraler Newsfeed, der kontinuierlich über aktuelle Neuigkeiten, Projekte und Entwicklungen in der Stadt informiert.

 Digitaler Stadtrundgang

Eine zeitlich flexible, selbstgeführte Tour durch Ahaus. Durch das Scannen von QR-Codes an verschiedenen Sehenswürdigkeiten erhalten Nutzer direkt auf dem Smartphone historische und aktuelle Hintergrundinformationen in Text- und Audioform.