Wer zuerst antwortet, stellt ein:
Warum Geschwindigkeit im Recruiting heute über erfolgreiche Einstellungen entscheidet.

 Melanie Webbeler & Carolin Heßling, Talent Scouts

Wie war der Status Quo vor dem Agent?

Im Recruiting entscheidet oft nicht nur das bessere Angebot, sondern die schnellere Reaktion. Qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber führen häufig mehrere Bewerbungsprozesse parallel. Wer zu spät antwortet, bekommt im Zweifel gar nicht mehr die Chance auf ein persönliches Gespräch. Genau diese Erfahrung machte auch das HR-Team von Tobit.Software und suchte nach einer Möglichkeit, jederzeit erreichbar zu sein, ohne permanent den Chat im Blick behalten zu müssen.

Bevor der Recruiting-Agent seinen Dienst aufnahm, lief die Bewerberkommunikation bei Tobit.Software weitgehend klassisch: per E-Mail, über einfache Kontaktformulare oder manuell bediente Chats. Wer sich bewarb, wartete. Manchmal Stunden. Manchmal bis Montag.

Besonders am Wochenende klaffte eine Lücke, die sich direkt auf den Bewerbungsprozess auswirkte. In einem Markt, in dem qualifizierte Fachkräfte häufig mehrere Bewerbungen gleichzeitig laufen haben, kann eine verzögerte Rückmeldung bereits den Unterschied machen.

„Jemand bewirbt sich mitten in der Nacht – und wir können natürlich nicht sofort antworten. Am nächsten Tag schreiben wir zurück, dann ist die Person vielleicht gerade unterwegs. Sie sieht die Nachricht erst später, wir warten wieder auf eine Antwort – und plötzlich sind schon zwei oder drei Tage vergangen."

Auch intern war der Prozess nicht effizient: Der Chat wurde manuell bedient, während das Tagesgeschäft der beiden Talent Scouts – beide arbeiten in Teilzeit – nur wenig Raum für spontane Rückmeldungen ließ. Offene Textfelder ohne Leitfaden lieferten zudem unstrukturierte Informationen, sodass wichtige Angaben häufig erst in mehreren Nachfasschleifen eingeholt werden mussten.

Parallel dazu belasteten interne Routineanfragen die verfügbaren Kapazitäten. Neu eingestellte Mitarbeitende wandten sich mit wiederkehrenden Fragen zu Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen und internen Prozessen direkt an das HR-Team. Diese Anfragen waren wichtig, wiederholten sich jedoch häufig und unterbrachen den Arbeitsalltag immer wieder. Eine skalierbare Möglichkeit, solche Standardfragen aufzufangen, gab es nicht.

Das Ziel war deshalb nicht, den persönlichen Kontakt zu ersetzen. Vielmehr sollte jeder, der mit dem HR-Team in Kontakt tritt, vom Bewerber bis zum neuen Mitarbeitenden, sofort eine qualifizierte Rückmeldung erhalten, unabhängig von Uhrzeit oder Wochentag. Gleichzeitig wollte das HR-Team mehr Zeit für die Aufgaben gewinnen, bei denen menschliche Erfahrung und persönliches Urteilsvermögen den Unterschied machen: Menschen kennenlernen, persönliche Gespräche führen und fundierte Einstellungsentscheidungen treffen.

 Melanie Webbeler & Carolin Heßling, Talent Scouts

Die Lösung: Ein Intelligent Agent übernimmt den Erstkontakt

Die Lösung ist der Agentic Service von SideKick™. Ein Intelligent Agent führt Bewerberinnen und Bewerber heute durch den gesamten Erstkontakt, in natürlicher Sprache, rund um die Uhr und ohne Wartezeit. Während das HR-Team nicht permanent erreichbar sein muss, beginnt der Bewerbungsprozess sofort nach der ersten Nachricht. Statt auf eine erste Rückmeldung zu warten, führen Bewerberinnen und Bewerber unmittelbar ein vollständiges Erstgespräch – unabhängig von Tageszeit oder Wochentag.

„Du schreibst nicht einfach eine E-Mail und wartest tagelang auf eine Antwort – sondern du schreibst, und sofort entsteht ein Gespräch. Das fühlt sich viel persönlicher an."

Das klassische Anschreiben entfällt dabei vollständig. Statt ein leeres Dokument zu formulieren, steigen Bewerberinnen und Bewerber direkt in den Dialog ein. Der Agent stellt gezielte Fragen, wertet hochgeladene Dokumente aus und gleicht sie automatisch mit der ausgeschriebenen Stelle ab. So entsteht bereits im Erstkontakt ein strukturiertes Bild der Kandidatin oder des Kandidaten, ohne manuelle Sichtung und ohne mehrere Nachfassschleifen.

Wer sich heute bei Tobit.Software bewirbt, startet den Bewerbungsprozess grundsätzlich über den Agent. Auf externen Stellenportalen findet sich keine Recruiting-E-Mail-Adresse mehr. Die Entscheidung ist bewusst gefallen: Nicht, weil persönliche Kommunikation unwichtig wäre, sondern weil ein Gespräch einfacher beginnt als eine klassische Bewerbung per E-Mail.

Wie der Agent entstand – und wie er heute funktioniert

Die technische Grundlage entstand gemeinsam mit der Entwicklung. Seitdem betreut das HR-Team den Agent eigenständig und entwickelt ihn kontinuierlich weiter. Neue Stellen werden eingetragen, Ausbildungsberufe aktualisiert und Antwortlogiken angepasst, wenn sich im Alltag Optimierungspotenzial zeigt.

Dabei ist der Einstieg bewusst offen gestaltet. Manche Bewerber nennen direkt eine konkrete Stelle, andere möchten zunächst wissen, welche Möglichkeiten Tobit.Software überhaupt bietet. Der Agent geht auf beide Situationen ein: Er stellt Rückfragen, zeigt passende Bereiche auf und führt das Gespräch Schritt für Schritt in den eigentlichen Bewerbungsprozess. Wer fragt: „Wie kann ich mich bewerben?", erhält die Antwort: „Du bist bereits mittendrin."

Von der Konversation zur Entscheidung

Nicht nur Bewerber profitieren vom Gespräch mit dem Agent, auch intern verändert sich der Prozess. Nach jeder Unterhaltung erstellt der Agent automatisch eine strukturierte Zusammenfassung. Statt komplette Chatverläufe auszuwerten, erhält das HR-Team ein übersichtliches Kandidatenprofil mit den wichtigsten Informationen. Alle Bewerbungen liegen dadurch in einer vergleichbaren Struktur vor. Fachabteilungen erhalten auf einen Blick die wichtigsten Informationen, ohne sich zunächst durch lange Chatverläufe arbeiten zu müssen.

Nach der Einstellung übernimmt ein zweiter Agent

Mit der Vertragsunterschrift endet die Aufgabe des Recruiting-Agents. Ein zweiter Intelligent Agent übernimmt anschließend das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Ob Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Lohnabrechnungen oder interne Abläufe: Viele Fragen tauchen bei neuen Mitarbeitenden immer wieder auf. Statt dafür jedes Mal das HR-Team zu kontaktieren, erhalten sie unmittelbar eine Antwort vom Agent.

„Es nimmt uns den Druck, direkt zu antworten. Der Agent antwortet sofort – und dann können wir die Anfrage im Laufe des Tages übernehmen, wenn es bei uns passt."

Learnings aus der Praxis

Die Einführung verlief nicht ohne Reibung. Wie bei jedem Intelligent Agent zeigte sich auch hier: Gute Ergebnisse entstehen nicht allein durch die KI, sondern durch ihre kontinuierliche Weiterentwicklung. Spam-Wellen aus dem Ausland mussten zunächst abgefangen werden, und einzelne Antworten machten deutlich, an welchen Stellen das Briefing noch präziser werden musste.

Ein Beispiel blieb besonders in Erinnerung: Der Agent teilte einem Bewerber mit, er sei für eine Trainee-Stelle zu alt. Der Fehler lag nicht im Sprachmodell selbst, sondern in den hinterlegten Regeln und Briefings und ließ sich unmittelbar korrigieren. Solche Situationen nutzt das HR-Team gezielt, um den Agent weiter zu verbessern.

Auch funktional gibt es noch Entwicklungspotenzial. Der Agent kann aktuell keine externen Webseiten eigenständig auslesen, etwa das interne Crew-Portal. Granulare Zugriffsrechte für unterschiedliche Nutzergruppen fehlen ebenfalls. Beides sind bekannte Entwicklungsthemen, an denen kontinuierlich gearbeitet wird.

 Melanie Webbeler & Carolin Heßling, Talent Scouts

Messbare Erfolge: Mehr als 6.000 Nachrichten in einem Jahr

Der größte Gewinn lässt sich nicht allein in bearbeiteten Nachrichten messen, sondern in der Geschwindigkeit des gesamten Bewerbungsprozesses. Während Bewerberinnen und Bewerber bei vielen Unternehmen zunächst auf eine erste Rückmeldung warten, beginnt bei Tobit.Software das Gespräch innerhalb von weniger als zwei Sekunden, unabhängig von Tageszeit oder Wochentag.

„Ein Bewerber hat erzählt, dass andere Firmen teilweise ein oder zwei Wochen brauchen, bis überhaupt eine Rückmeldung kommt. Bei uns hatte er innerhalb einer Woche einen Vertrag."

Diese Geschwindigkeit spiegelt sich auch in den Zahlen wider: Im ersten Betriebsjahr führte Recruiting-Agent Toni mehr als 6.000 Gespräche mit Bewerberinnen und Bewerbern, durchschnittlich etwa 500 pro Monat, rund um die Uhr und mit einer ersten Rückmeldung in unter zwei Sekunden. Gerade in einem Bewerbermarkt, in dem qualifizierte Fachkräfte häufig mehrere Bewerbungsprozesse parallel durchlaufen, wird diese Reaktionsgeschwindigkeit zu einem echten Wettbewerbsvorteil. Der Agent verkürzt dabei nicht nur die Reaktionszeit, sondern beschleunigt den gesamten Weg bis zum ersten persönlichen Gespräch.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Mit dem Agent hat sich nicht nur die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern verändert, sondern auch der Arbeitsalltag des HR-Teams. Melanie Webbeler und Carolin Heßling gewinnen jede Woche rund vier Stunden Zeit zurück. Diese Zeit entsteht nicht durch eine einzelne große Automatisierung, sondern durch den Wegfall vieler kleiner Unterbrechungen im Arbeitsalltag, von spontanen Chatanfragen bis hin zu wiederkehrenden Standardfragen. Statt Postfächer und Chats permanent im Blick behalten zu müssen, können sie sich auf persönliche Gespräche, die Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten sowie strategische Personalthemen konzentrieren.

Der Agent übernimmt die Vorqualifizierung und bereitet Informationen strukturiert auf, die Entscheidung bleibt beim HR-Team.

Was Mensch bleibt, bleibt Mensch

Trotz aller Automatisierung endet der Bewerbungsprozess bewusst nicht beim Agent. Persönliche Gespräche, die Einschätzung von Teamfähigkeit oder die Frage, ob jemand zum Unternehmen passt, lassen sich nicht automatisieren und sollen es auch nicht.

„Den persönlichen Eindruck, wenn jemand hier ist und sich vorstellt – da wird man selbst manchmal noch überrascht. Deswegen finde ich das Persönliche immer noch ganz wichtig."

Der Agent schafft Freiräume und liefert eine fundierte Grundlage für Entscheidungen. Ob ein Mensch eingestellt wird, entscheiden am Ende aber weiterhin Menschen.

„Wir wollten keine Software, die Bewerbungen nur verwaltet. Wir wollten eine Lösung, die mit Menschen ins Gespräch kommt – sofort, rund um die Uhr und auf Augenhöhe."

 Melanie Webbeler & Carolin Heßling, Talent Scouts

Warum Agentic Service?

Für Tobit.Software stand weniger die Frage nach der richtigen Plattform im Mittelpunkt als nach dem richtigen Ansatz. Gesucht wurde keine Software, die Bewerbungen lediglich verwaltet, sondern eine Lösung, die den ersten Kontakt aktiv übernimmt – jederzeit, in natürlicher Sprache und ohne Wartezeit.

Klassische Bewerbermanagementsysteme erfassen Daten. Der Agentic Service übernimmt dagegen den eigentlichen Dialog. Er stellt Fragen, reagiert auf Antworten, liest Dokumente und gibt sofortiges Feedback – ohne Wartezeiten und in natürlicher Sprache.

Was den Ansatz dabei besonders macht: Das HR-Team braucht keine Entwickler, um den Agent anzupassen. Neue Stellen, aktualisierte Ausbildungsberufe, korrigierte Antwortlogiken, alles pflegt das Team selbst. Dadurch entwickelt sich der Agent kontinuierlich mit den Anforderungen des Recruiting-Teams weiter, ohne externe Entwicklungsprojekte oder lange Releasezyklen. Der Agent wächst mit dem Unternehmen, weil die Menschen, die ihn täglich nutzen, ihn auch täglich weiterentwickeln.

Hinzu kommt die Integration in bestehende Prozesse: Zusammenfassungen werden automatisch erstellt, Fachabteilungen können direkt hinzugezogen werden und der Übergang vom Chat zur Entscheidung erfolgt nahtlos. Über MCP lassen sich bestehende Bewerbermanagementsysteme und andere HR-Anwendungen direkt anbinden, sodass Informationen automatisch zwischen Agent und Drittsystemen fließen können.

Tobit.Software setzt eigene Produkte grundsätzlich zuerst im eigenen Unternehmen ein. Was intern funktioniert und unter realen Bedingungen erprobt ist, wird weiterentwickelt und dann nach außen gebracht. Der HR-Agent ist dafür ein konkretes Beispiel: Jede Optimierung, die Melanie und Carolin im täglichen Betrieb anstoßen, fließt direkt in die Produktentwicklung ein.

Der Recruiting-Agent zeigt, dass KI im Personalwesen nicht den Menschen ersetzt. Automatisiert wird nicht die Entscheidung, sondern der Weg bis zur Entscheidung. So schafft die Technologie Freiräume für das, was sich nicht automatisieren lässt: Menschen kennenzulernen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Genau darin liegt für Tobit.Software der eigentliche Mehrwert des Agentic Service: Er automatisiert Routine, beschleunigt Prozesse und schafft Freiräume für die Entscheidungen, die Menschen treffen sollten.

„Ich würde jedem empfehlen, es einfach einmal auszuprobieren. Wenn man damit gearbeitet hat, möchte man eigentlich nicht mehr zurück."